儀器設備的采購

食品微生物實驗室必須具有進行食品微生物檢測所需的儀器設備、試劑和材料,分析結果的可靠性在很大程度上受使用儀器設備、試劑和材料的影響。為了確保采購服務和供給的質量,確保所采購的物品符合測試工作要求,實驗室應對所需購買的儀器設備和材料制定文件化內容并規范采購程序,具體可遵循以下步驟和原則:

1.明確采購目的,編制采購文件

實驗室在采購儀器設備和材料時,必須明確需要采購的目的,確定采購物品的功能與系統的需要。這就要求事先制定采購文件或填寫采購申請表,在采購文件或采購申請表中、應對所要采購的物品提出足夠的要求,并對其技術要求進行仔細地描述,包括對儀器進行的系統評估,能否滿足用戶的需要,價格是否適當,是否有研究與發展的空間,是否有質量保證、數據質量能否提高,是否符合健康、安全、法規的要求等。同時還應考察儀器與附件的大小、環境溫度、濕度、儀器的重量、供電系統(電壓、電流、特殊插座)、水、氣、上下水道、通信系統、網絡聯結系統、健康與安全方面是否需要特許證等,上述資料可向銷售商索取。

編制的采購文件或申請表進行評價。評價的內容包括:采購物品的技術指標和對測試方法要求的滿足性；供應商提供的產品質量對測試方法要求的滿足性等,以證明采購物品是否滿足測試工作的要求。對于申請購置的新儀器設備的評價,實驗室相關負責人應組織收集有關儀器設備的信息資料,核實采購文件中申請購置的儀器設備的生產廠家、型號、規格及性能指標等是否滿足測試方法的需要。大型儀器設備則需要設備管理部門請有關專家進行論證和評價。

采購申請經批準后應對器設備的供應商進行評價,并保存評價的記錄和獲得批準的供應商名單,儀器設備的采購應選擇信譽高、產品質量好、售后服務好的供應商,與供應商簽訂的技術合同應盡可能詳細,合同中應包括申請書中所有的技術指標信息。購買國產的儀器設備時要注意檢查制造計量器具許可證標志;擬購買的進口的儀器設備若屬于《中華人民共和國進口計量器具型式審查目錄》中的計量器具,應經過型式批準。

對測試質量有影響的儀器設備,試劑和材料在使用之前必須根據采購文件進行符合性檢查并記錄。對經常使用、質量穩定的試劑和材料應根據采購文件進行符合性查收。對新的設備儀器購買后,首先要對該儀器設備進行安裝確認,儀器設備必須由專業人員安裝在合適操作的環境場所,其基本程序是:開箱驗收、安裝和運行性能確認。

安裝確認的主要內容有:

(1)清點儀器設備的軟件、硬件是否與裝箱單一致,檢査有無可見的損傷,確認軟件與硬件的版本。

(2)登記儀器設備名稱,型號,生產廠商名稱,儀器設備的唯一性編號,生產日期,儀器設備使用者姓名,內部固定資產設備的登記及安裝地點。

(3)收集匯編和翻譯儀器設備使用說明書和維護保養手冊。

(4)檢査并記錄所驗收的儀器設備是否符合廠方規定的規格標準。

(5)檢查并確保有該儀器設備的使用說明書、維修保養手冊和備件清單。

(6)檢查儀器設備的安裝是否恰當,氣、電、水及管路連接是否符合要求,模塊之間的通信是否良好,根據需要校驗模塊、軟件(版本)、安裝及硬件與軟件是否相容,是否有電磁干擾等。

(7)制定使用規程和維修保養制度,建立使用登記本。

(8)制定清洗規程。

(9)明確儀器設備技術資料(圖、手冊、備件清單、各種指南及該設備有關的其他文件)的專管人及存放地點。

(10)最后對確認的結果進行評估,有效的制定出設備的校驗、維修保養、驗證計劃以及相關的標準操作規程。校驗的目的是為了確保計量儀表在其量程范圍內運行良好,并且測量結果符合既定標            準。根據生產商建議要求和該儀器的用途來確定校驗或維修頻率。