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實驗室的人員和設備是影響檢測結果重要的因素，人員檔案和設備檔案如何整理，如何幫助實驗室進行溯源管理，以下給出具體方案。
技術人員檔案
技術人員檔案需要溯源至該人員的教育背景、工作背景、繼續教育背景，那技術人員檔案則需要溯源至這些內容，包含以下內容： a）人員學歷證明復印件； b）人員簡歷，需要描述該人員的從業工作經歷； c）人員行業資質，特殊行業例如無損探傷行業就必須要求人員持證； d）任命和授權文件，實驗室按照體系的要求需要對關鍵人員（檢測人員、對結果進行意見和解釋的人員、對結果進行復核的人員、進行方法驗證和確認的人員、授權簽字人）需要進行授權其從事相應的工作； e）人員的培訓經歷證明，例如相應的培訓證書，有時候也可將人員培訓履歷進行整理統計； f）崗位發生變更的文件； g）人員后期監督的評價記錄，這個可以作為該員工的人員年度能力評價的一個依據； h）人員年度評價記錄； i）人員獎懲記錄（如果有）。
設備檔案
實驗室的設備需要溯源至該設備的驗收狀況、使用狀況、溯源結果、故障情況、核查狀況，則設備的檔案可以包含以下內容：
a）設備的申請購置記錄；
b）設備的購買合同及發票的復印件；
c）設備租賃合同（若設備為租賃的時候需要，租賃期至少為2年）；
d）設備驗收記錄；
e）設備首次校準/檢定證書和確認記錄；
f）設備使用記錄，可以定期歸檔保存；
g）設備后期的檢定/校準證書和確認記錄；
h）設備期間核查記錄；
i）設備維護記錄；
j）設備維修相關記錄，包括維修申請、維修記錄、維修之后的驗收、設備試運行記錄；
k）設備報廢的記錄，包括報廢審批文件和報廢記錄。
人員和設備檔案的保存期限
實驗室人員和設備的保存期限應至少保存6年（一個認可周期為6年），若人員離職或設備報廢之后，應從人員離職和設備報廢之日起再保存6年。在職人員及在用設備，所有記錄應保存，即使是超過6年的記錄。
技術人員檔案
設備檔案
實驗室的設備需要溯源至該設備的驗收狀況、使用狀況、溯源結果、故障情況、核查狀況，則設備的檔案可以包含以下內容：
a）設備的申請購置記錄；
b）設備的購買合同及發票的復印件；
c）設備租賃合同（若設備為租賃的時候需要，租賃期至少為2年）；
d）設備驗收記錄；
e）設備首次校準/檢定證書和確認記錄；
f）設備使用記錄，可以定期歸檔保存；
g）設備后期的檢定/校準證書和確認記錄；
h）設備期間核查記錄；
i）設備維護記錄；
j）設備維修相關記錄，包括維修申請、維修記錄、維修之后的驗收、設備試運行記錄；
k）設備報廢的記錄，包括報廢審批文件和報廢記錄。
人員和設備檔案的保存期限
實驗室人員和設備的保存期限應至少保存6年（一個認可周期為6年），若人員離職或設備報廢之后，應從人員離職和設備報廢之日起再保存6年。在職人員及在用設備，所有記錄應保存，即使是超過6年的記錄。
