檢測原始記錄文件應為受控文件，一般設計為表格的形式，以便于檢測人員（包括抽樣、采樣人員)在每次檢測過程中都能準確無誤地填寫這些基本要素。

 

檢測原始記錄文件所涵蓋的內容應包括任務編號或樣品編號、檢測項目/參數、所依據的標準、檢測樣品（產品)及其相關信息、抽（采)樣過程信息、檢測及相關人員信息、檢測環境條件信息、檢測儀器設備信息、檢測時間等，以及檢測過程產生的抽樣計劃、采樣計劃及定位、樣品制備、標準液配制、結果數據計算公式及導出過程、圖譜、圖像、標準曲線等記錄信息，并清楚標識與出具報告的對應關系、總頁碼、當前頁碼等，以保證檢測結果的可追溯性。

 

 

①編號。

 

原始記錄文件中應注明每項檢測任務的編號，它是方便實驗室內部管理的編號，應具有唯一性。例如:任務編號、記錄編號、項目編號、申請編號、報告編號等。當檢測任務需要出具報告時，如果原始記錄使用的任務編號與最終報告編號不一致 ，則記錄中應補充報告編號，且報告編號應與原始記錄編號有唯一性對應關系。

 

②檢測標準(方法)。

 

原始記錄文件中應明確寫明檢測依據的標準名稱和版本號。檢測依據可以是現行標準、客戶指定的標準（非現行標準、企業標準等)、客戶自定的測試方法等。當客戶對檢測的特殊要求與標準相偏離時，應在檢測依據欄或原始記錄的相關位置進行描述。

 

③檢測項目/參數。

 

當檢測項目是檢測依據的全部內容時，檢測項目可不必全部列出，寫明“全部項目或全部參數”既可。如果檢測項目是檢測依據的部分內容時，應在原始記錄中明確本次檢測涉及的項目條款號或名稱。

 

 

樣品信息包括樣品名稱、型號規格、樣品數量、樣品編號；適用時還可包括樣品送檢單位、樣品初始狀態、樣品附屬件等。

 

①樣品名稱。

 

檢測樣品的名稱應是客戶委托任務書指定的名稱，或是檢驗檢測機構檢查樣品后并同客戶溝通協調后確定的、可正確描述樣品的名稱。

 

②型號規格。

 

記錄中樣品的型號應是實際檢測樣品的型號， 該型號應包含在客戶委托任務書的型號中。記錄中應寫明與檢測項目相關的產品規格信息。

 

③樣品數量、樣品編號。

 

樣品數量要與樣品編號相對應。樣品編號應具有唯一性，以方便實驗室內部樣品流轉和存儲管理。

 

④樣品初始狀態。

 

當樣品的初始狀態可能會影響后續的檢測或判定，并在試驗開始前對樣品的初始狀態進行調整的，應在原始記錄中記錄樣品的初始狀態以及對樣品做出的調整。

 

 

①檢測時的環境溫度和濕度。

 

環境溫（濕)度對檢測項目有影響時，應記錄檢測時的環境溫度和溫度，該數值應是真實和有效的。當環境溫度和濕度與檢測標準（方法)中的規定環境溫度和濕度不吻合時應停止檢測，直至達到檢測標準(方法)中規定的環境溫度和濕度。記錄檢測時的環境信息也關系到原始記錄的可追溯性。如果日后檢測報告/數據需要復查，應在相同的環境條件下開展復查檢測。

 

②其他環境信息。

 

當其他環境條件（如大氣壓、海拔條件、氣體含量、氣流等)對檢測項目有影響時，記錄中應寫明這些環境條件。

 

 

包括抽（采)樣人員、檢測人員、審核人員的簽字或等效標識 ，以及適用時其他相關人員（如解釋和說明人員)的簽字或等效標識。抽（采)樣人員、檢測人員和審核人員的簽名要確保經本人確認，由本人負責。

 

 

檢測日期可以是某一天、某一個檢測周期、一天內的某一段時間。應根據檢測項目的特點，定義檢測日期的表達形式。應防止在檢測日期上刻意模糊時間段。應真實記錄檢測時的日期。針對不同檢測項目在不同日期進行的情況，應分別記錄測試日期。

 

 

數據結果記錄的位置可以是下劃線、空格、方框或表格等形式。數據結果記錄應出現在原始記錄的適當位置，并與檢測標準(方法)的描述文字相協調。數據結果記錄應包括所有檢測過程產生的數值及導出過程、圖譜、圖像、標準曲線等記錄信息。

 

 

數據判定的方式可以是“√”“×”“P”“F”“Pass”“Fail”“/”“N/A”“一”“合格”“不合格”“不適用”等清晰無歧義的描述，并且應在記錄的顯著位置描述本記錄中對數據判定方式的約定。

 

結果描述應按照標準規定或與客戶約定的方式進行客觀全面的描述。

 

 

包括檢測儀器的名稱[如型號、廠家（適用時)]、受控編號和校準周期（或校準有效期截止日期)。

 

 

場地信息是實施檢測項目的場地位置的描述。全部檢測項目在實驗室自有場地進行時，可簡單描述為“本實驗室”，如實驗室有多場所，也應明確具體的檢測場所信息。