在對Word文檔進(jìn)行排版時(shí),經(jīng)常會要求對同一個文檔中的不同部分采用不同的版面設(shè)置,例如要設(shè)置不同的頁面方向、頁邊距、頁眉和頁腳,或重新分欄排版等。這時(shí),如果通過“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”來改變其設(shè)置,就會引起整個文檔所有頁面的改變。
實(shí)際問題
前幾天,有一同事要我?guī)退O(shè)置一文檔版面,該文檔由文檔A和文檔B組成,文檔A是文字部分,共40頁,并要求縱向打印,文檔B包括若干圖形和一些較大的表格,要求橫向打印。同時(shí),文檔A和文檔B要采用不同的頁眉。還好,他已經(jīng)將文檔A和文檔B按要求分別設(shè)置好了頁面格式,只要求將文檔B插入到文檔A的第20頁,并要求統(tǒng)一編排頁碼。
解決辦法
如果根據(jù)常規(guī)操作,先打開文檔A,將插入點(diǎn)定位在20頁的開始部分,執(zhí)行插入文件操作,但得到的結(jié)果是文檔B面目全非,即文檔B的頁面設(shè)置信息全部變?yōu)槲臋nA的頁面設(shè)置格式。在這種情況下,要在文檔A中重新設(shè)置插入進(jìn)來的文檔B是很費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的,而要分別打印文檔A和文檔B,統(tǒng)一自動編排頁碼的問題又很難解決。這時(shí),利用Word的“分節(jié)”功能,很容易地解決了這個問題。其操作步驟如下:
1. 打開文檔B,在文檔末尾插入一個分節(jié)符。
2. 全部選中后按[復(fù)制]按鈕。
3. 打開文檔A,并在19頁的末尾也插入一個分節(jié)符。
4. 將光標(biāo)定位在A文檔20頁的開始部分,執(zhí)行“粘貼”操作。
幾點(diǎn)說明
通過以上操作,就將文檔B完整地插入到了文檔A中,并且文檔A和文檔B都保持了原來的頁面設(shè)置信息,而新文檔A的頁碼隨內(nèi)容多少自動重新進(jìn)行了編排。解決該問題的關(guān)鍵是分別在文檔A和文檔B的適當(dāng)位置插入了“分節(jié)符”,將文檔分成幾個不同的“節(jié)”。下面就Word中“節(jié)”的概念及插入“分節(jié)符”時(shí)應(yīng)注意的問題作如下說明:
1. “節(jié)”是文檔格式化的最大單位(或指一種排版格式的范圍),分節(jié)符是一個“節(jié)”的結(jié)束符號。默認(rèn)方式下,Word將整個文檔視為一“節(jié)”,故對文檔的頁面設(shè)置是應(yīng)用于整篇文檔的。若需要在一頁之內(nèi)或多頁之間采用不同的版面布局,只需插入“分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”,然后根據(jù)需要設(shè)置每“節(jié)”的格式即可。
2. 分節(jié)符中存儲了“節(jié)”的格式設(shè)置信息,一定要注意分節(jié)符只控制它前面文字的格式。
3. 插入“分節(jié)符”的步驟如下:
(1)單擊需要插入分節(jié)符的位置。
(2)單擊“插入”菜單中的“分隔符”命令,打開“分隔符”對話框。
(3)在“分節(jié)符類型”中選擇需要的分節(jié)符類型,分別為:“下一頁”:分節(jié)符后的文本從新的一頁開始;“連續(xù)”:新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當(dāng)前頁中;“偶數(shù)頁”:分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個偶數(shù)頁;“奇數(shù)頁”:分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個奇數(shù)頁。
4. 插入“分節(jié)符”后,要使當(dāng)前“節(jié)”的頁面設(shè)置與其他“節(jié)”不同,只要單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令,在“應(yīng)用于”下拉列表框中,選擇“本節(jié)”選項(xiàng)即可。