第五講、目錄提取

　　概要：目錄的提取與刷新

　　關于目錄，大家一定不會感到陌生，但說到目錄的提取，或許有人會感到惘然。的確，很多人習慣的是手工輸入目錄，所以他們一般不會去思索該如何有效率地生成目錄。手工輸入雖然直接，但缺點也是顯而易見的，就是編排與更新比較麻煩。

　　有鑒于此，為了提高辦公效率，深感有必要學會如何制作目錄，而WPS Office具有目錄提取功能，為生成目錄提供了很大的便利。

　　在上一講中，我們提到了“樣式”這個概念，并且講解了其應用。在WPS Office中，你會發現目錄和樣式恍若孿生兄弟，它們緊密地結合在一起。在很多情況下，WPS Office即以文檔中的樣式為依據提取并生成目錄。

　　一、根據樣式提取目錄

　　當文檔完成之后，最簡單的編排方法，就是使用“樣式”對文章標題與正文作設置，比如說文章的標題可設為“文章總標題”，段落標題可設為“章標題”或“小節標題”，文檔內容可設為“正文”。

　　提醒：依據樣式提取目錄的優先次序是：文章總標題>>文章副標題>>章標題>>小節標題>>正文

　　如此操作完成之后，執行“插入”菜單之中的“目錄”命令，彈出一個“插入目錄”窗口，由此可見提取目錄文章有兩種方式，默認就是根據樣式提取，“目錄級數”一般設為3也就夠用了。此外，還有“插入位置”、“自動插入分頁符”、“包括頁號”等選項，就按默認的設置即可。
　
　　圖1：依據樣式提取目錄

確認后目錄就會被自動提取并插入到文章的最前面。與此同時，文檔左側會出現一個目錄窗口，清楚地顯示出已經提取的目錄項。

　　
　　圖2：目錄窗口

　　二、根據屬性提取目錄

　　如果文檔內容不是以樣式編排的，此時依據樣式無法提取出目錄，只能采取第二種方式——依據屬性提取目錄。


　　
　　圖3：根據屬性提取目錄

　　照上圖選擇后點“確定”，出現一個新的提取窗口，先是提取文章標題，將光標定位于文章標題上，按“提取”后，再點“下一步”繼續。

　　
　　圖4：提取標題

現在提取第1級標題，將光標移至想定義的文字前，方法同上。

　　
　　圖5

　　注意：采用這種方式要求文檔段落的格式統一，若同一段落的字體、字號花樣繁多，則有可能無法提取出正確的目錄。

　　同理，提取第2級標題。

　　
　　圖6

　　……

　　提取完成點“確定”按鈕，最終得到自動生成的目錄。與第一種方法一樣，文檔左側也會出現一個目錄窗口，同時文章中所有被提取成目錄的段落文字由其他樣式變為相應的標題樣式，若再次提取目錄可直接根據樣式提取。

　　三、目錄的刷新

　　生成目錄之后，如果對文檔作了修改，影響到了定義為目錄的標題或章（節）標題，那就要刷新目錄，以保證目錄能夠正確反映文檔內容。此時就用到左側的“目錄”窗口了，在其中點擊鼠標右鍵，選擇“刷新目錄”，接著按提示做就可以自動刷新了。

　　
　　圖7：刷新目錄

　　雖然目錄提取平常較少用，但遇到處理篇幅較長的文檔（如書稿）的時候，如果能善于利用，將會免卻許多不必要的麻煩