Microsoft Outlook可以說(shuō)是目前最好的電子郵件客戶端軟件之一，它集電子郵件管理與日程安排功能于一身，非常符合日常辦公需求，功能強(qiáng)大，充分體現(xiàn)微軟experices這種主張。本文將重點(diǎn)介紹Outlook的一些實(shí)用功能，讓它真正成為我們?nèi)粘＾k公的貼心助手。
應(yīng)用“情景模式”區(qū)分發(fā)信人
進(jìn)入收件箱，點(diǎn)擊“工具”->“組織”按鈕，在彈出的“組織收件箱”界面中選擇“使用顏色”選項(xiàng)卡，在“發(fā)件人”編輯框中輸入要重點(diǎn)標(biāo)注的朋友的名字，并設(shè)定郵件的顯示顏色，經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置后Microsoft Outlook就能夠?qū)χ匾笥训膩?lái)信以不同的色彩顯示出來(lái)。另外還可以在“組織收件箱”界面中點(diǎn)擊“自動(dòng)設(shè)置格式”按鈕，在這里對(duì)郵件的設(shè)定規(guī)則做進(jìn)一步的設(shè)置。
“外出助理程序”成為你的好秘書(shū)
在Microsoft Outlook中單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”中的“外出時(shí)的助理程序”項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)選“我目前外出”選項(xiàng)后，點(diǎn)擊下方的“添加規(guī)則”，在“編輯規(guī)則”對(duì)話框中設(shè)置個(gè)性化的規(guī)則，如：選擇執(zhí)行下列操作中的“答復(fù)”選項(xiàng)，設(shè)定“你好，我現(xiàn)在外出，如果有急事請(qǐng)撥打電話13691234567”，編輯模板并保存，然后確定所要選擇的項(xiàng)目。經(jīng)過(guò)上述設(shè)置，如果你外出，有人給你發(fā)信了，Microsoft Outlook就可以通過(guò)外出助理程序來(lái)自動(dòng)答復(fù)他們，告訴他們?nèi)缬幸氯绾闻c你取得聯(lián)系等具體內(nèi)容。
使用Microsoft Outlook過(guò)濾電子郵件
在網(wǎng)絡(luò)上，每天難免會(huì)碰到惱人的垃圾郵件，更有甚者一發(fā)一大堆，簡(jiǎn)直無(wú)法忍受，那么如果你不想收到某人的電子郵件可以在Outlook中試試這樣的操作：
“工具”->“規(guī)則向?qū)?rdquo;->“新建”->“郵件到達(dá)時(shí)檢查”，然后在“發(fā)件人電子郵件地址中包含特定詞語(yǔ)”中單擊“特定詞語(yǔ)”，填入要阻止的E-mail地址，單擊下一步，“將其永久刪除”，并且選中“立即對(duì)已在收件箱中的郵件運(yùn)行此規(guī)則”和“啟用此規(guī)則”，經(jīng)過(guò)這樣天衣無(wú)縫的設(shè)置，相信你再也不會(huì)接收到這個(gè)人的郵件了。
自動(dòng)幫忙他人打印文件
我們部門(mén)的打印機(jī)經(jīng)常壞，這樣常常需要將郵件發(fā)給其他部門(mén)的同事幫忙打印，但是要跑到人家機(jī)器那里，告訴人家先用相應(yīng)程序打開(kāi)文件再打印，很是覺(jué)得不好意思，反過(guò)來(lái)如果只有你的機(jī)器連著打印機(jī)，那每天你都要幫別人打印，更是耽誤自己不少功夫，其實(shí)借助Microsoft Outlook，別人發(fā)給你的郵件如果需要打印，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)直接執(zhí)行，不用占用寶貴的時(shí)間，更讓自己方便不少。
具體設(shè)置方法如下：1.打開(kāi)Microsoft Outlook的“工具”->“規(guī)則向?qū)?rdquo;->“新建”->“由空白規(guī)則開(kāi)始”->“郵件到達(dá)時(shí)檢查”->“下一步”；
2.選中“作動(dòng)作標(biāo)記”，點(diǎn)擊此下劃線，將“任何”二字刪掉，此時(shí)便可輸入您想添加的任何檢測(cè)標(biāo)記了；
3.將“輸入要檢測(cè)的標(biāo)志”設(shè)為“請(qǐng)打印”，按“確定”->“下一步”；
4.在“如何處理該郵件”中選“打印”->“完成”。
經(jīng)過(guò)上述四個(gè)步驟的設(shè)置，只要對(duì)方把需要打印的文件通過(guò)電子郵件發(fā)到你的機(jī)器上，你的打印機(jī)就可以無(wú)需你自己親自來(lái)操作，直接打印出來(lái)文件了，去告訴同事吧，相信他會(huì)更加樂(lè)意幫助你打印文件。
快速鎖定郵件不用愁
我比較懶，常常是直接把內(nèi)容寫(xiě)在郵件里，發(fā)送，過(guò)幾天需要相關(guān)資料，又要翻遍“已發(fā)送郵件”去尋個(gè)蛛絲馬跡，搞得自己很狼狽，后來(lái)雖然學(xué)會(huì)了Outlook的郵件檢索功能，可是還是覺(jué)得不那么快捷，而且每次都重新設(shè)置搜索條件操作起來(lái)比較麻煩，后來(lái)一個(gè)辦公高手告訴我可以通過(guò)這樣的方法實(shí)現(xiàn)快速檢索郵件：
進(jìn)入Microsoft Outlook選擇“工具”->“高級(jí)查找”，在“高級(jí)查找”對(duì)話框中填入要具體檢索的條件，然后單擊“文件”，進(jìn)行“保存搜索條件”，在這里要選擇路徑并填入文件名，單擊“確定”，高級(jí)搜索設(shè)置就完成。以后如果你要搜索需要的郵件，可以不用啟動(dòng)Microsoft Outlook，直接在資源管理器里雙擊設(shè)置保存好的檢索文件，程序就會(huì)自動(dòng)搜索出你需要的郵件，是不是非常方便，趕快試一試吧。
讓約會(huì)的時(shí)間更簡(jiǎn)便
Microsoft Outlook具有約會(huì)設(shè)定、任務(wù)布置和會(huì)議安排等不同的功能，但是我們?cè)谠O(shè)定時(shí)間或者日期時(shí)，一般都是直接輸入日期或者自動(dòng)選擇日期，其實(shí)還有一種高級(jí)用法：只要輸入表示時(shí)間的詞語(yǔ)就可以獲得對(duì)應(yīng)的日期，這是系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前時(shí)間自動(dòng)測(cè)算出來(lái)的，所以有一點(diǎn)要注意，就是確保當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間正確，才能保證不誤事。
可以用來(lái)表示時(shí)間的詞語(yǔ)主要有：1.現(xiàn)在、今天、昨天、明天、前天、大前天、大后天等表示日期的常見(jiàn)詞，中英文均可；
2.直接輸入數(shù)字，就會(huì)默認(rèn)為當(dāng)月的日期，但是要注意不要超過(guò)31；
3.直接輸入象國(guó)慶節(jié)、元旦、圣誕節(jié)等表示節(jié)假日的詞語(yǔ)；
4.利用星期，如星期五等，中英文均可；
5.復(fù)雜一些的短語(yǔ)，如明天+15天，3 days later等。
不啟動(dòng)Microsoft Outlook而使用便箋
很多人習(xí)慣使用黃色的即時(shí)貼或者便箋來(lái)提醒自己，結(jié)果往往是電腦crt/Index.html'>顯示器上掛的滿滿的，還經(jīng)常被惱人的秋風(fēng)吹的無(wú)蹤影，誤了事，其實(shí)Outlook中的便箋就非常有用，按設(shè)置的時(shí)間彈出提醒，永遠(yuǎn)不用擔(dān)心被風(fēng)吹走，另外還可以直接當(dāng)作E-mail轉(zhuǎn)發(fā)給別人，真是好用。
但是Microsoft Outlook中的便箋都是存放在便箋目錄中的，那就只能打開(kāi)outlook可以享受便箋提醒，但是關(guān)了Outlook怎么辦，這一點(diǎn)微軟還是替廣大用戶想到了，在Microsoft Outlook寫(xiě)好便箋的內(nèi)容，然后直接拖放到桌面或者你指定的某個(gè)文件夾中，這樣便箋就會(huì)變成一個(gè)后綴名為.msg的文件，以后你只要雙擊這個(gè)文件就可以不用運(yùn)行outlook而直接打開(kāi)便箋了，呵呵，記事貼由crt/Index.html'>顯示器上面跑到crt/Index.html'>顯示器里面了。
給個(gè)人文件夾加把安全鎖
對(duì)于多用戶的電子郵件管理，Microsoft Outlook提供了比Outlook Express更強(qiáng)的功能，其關(guān)鍵技術(shù)是引入了“個(gè)人文件夾(.pst文件)”這個(gè)概念。
新建個(gè)人文件夾的方法是，選擇“文件”->“新建”->“新建個(gè)人文件夾文件”，用戶就可以在Microsoft Outlook中任意新建屬于自己的個(gè)人文件夾，如果要查看個(gè)人文件夾，可以選擇“視圖”->“文件夾列表”，即可在個(gè)人文件夾列表中看到你剛才新建的文件夾。
當(dāng)然因?yàn)槎鄠�(gè)用戶要使用該郵箱，就要對(duì)自己的個(gè)人文件夾進(jìn)行加密，其他人無(wú)法獲得正確密碼是無(wú)法查看到該文件夾的內(nèi)容的。首先用戶需要將發(fā)送給自己的郵件都轉(zhuǎn)入到自己專用的文件夾中。方法是點(diǎn)擊“組織”按鈕，在“使用文件夾”選項(xiàng)卡中設(shè)定“將收件人為“xxx@xxxx.com”的新郵件移動(dòng)至“xxx的郵件夾”，文件格式是.pst，這樣的郵件規(guī)則創(chuàng)建之后，凡是屬于你自己賬戶收到的郵件都會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入到你自己建立的個(gè)人文件夾中，這樣你就可以對(duì)自己的郵件加密了。
單擊需要加密的.pst文件，再單擊“設(shè)置”，在“更改密碼”框中輸入舊密碼和新密碼，單擊“確定”。
即時(shí)獲知郵件傳送結(jié)果
如果你想要知道自己發(fā)出去的郵件結(jié)果如何或者出于禮貌告訴對(duì)方你已經(jīng)收到了郵件，當(dāng)然不用每封必復(fù)，只要在“工具”菜單上，單擊“選項(xiàng)”，然后單擊“電子郵件選項(xiàng)”，點(diǎn)擊“跟蹤選項(xiàng)”，選中“已讀回執(zhí)”或“送達(dá)回執(zhí)”復(fù)選框，這樣就輕松搞定了。
如果不想對(duì)全部郵件進(jìn)行此設(shè)置，那么單擊“工具”菜單的“選項(xiàng)”，在“投票和跟蹤選項(xiàng)”中，選中“請(qǐng)?jiān)谒瓦_(dá)此郵件后給出‘送達(dá)’回執(zhí)”或“請(qǐng)?jiān)陂喿x此郵件后給出‘已讀’回執(zhí)”復(fù)選框即可。