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徹底清除Word文檔批注

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-14
 Word的批注功能非常強大,特別是文檔必須由多個用戶協作完成時,或者文檔必須經過編輯→審閱→再修改→審閱等多道工序時,充分運用Word的批注功能更是帶來許多方便。另一方面,當文檔的最終版本定稿之后,我們往往要清除所有的批注。清除批注較簡單的辦法是使用Word的查找/替換功能,步驟如下:

  ㈠ 點擊“格式”工具欄上的“隱藏/顯示”按鈕,顯示出隱藏的文字。或者,選擇Word菜單“工具”→“選項”,進入“視圖”選項卡,選中“格式標記”下面的“隱藏文字”或“全部”選項。

  ㈡ 按Ctrl+H鍵,顯示出查找和替換對話框的“替換”選項卡。

  ㈢ 在“查找內容”一欄輸入“^a”(不含引號),表示要查找批注引用標記。

  ㈣ 保持“替換為”輸入框空白。

  ㈤ 點擊“全部替換”按鈕,如圖一。



圖一

  在Word 97/2000中,上述操作通常已經足以清除所有的批注了。但對于Word 2002,這種辦法無效,因為Word 2002不再支持“^a”這個標記。不過不必擔心,Word 2002還有更簡單的辦法,操作步驟如下:

   ▲ 確保“審閱”工具欄已經顯示。如果沒有,則選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“審閱”。

   ▲ 點擊“審閱”工具欄上“拒絕所選修訂”旁邊的向下的三角,Word顯示出一系列選項。

   ▲ 選擇“刪除文檔中的所有批注”,如圖二。

徹底清除Word文檔批注

圖二

  遺憾的是,有的文檔中批注很復雜,上面兩種辦法都不能徹底清除干凈所有的批注。特別地,如果你啟用了跟蹤文檔改動的功能,文檔已被審閱多次,部分批注已由跟蹤文檔改動功能記錄,部分批注卻沒有被跟蹤文檔改動功能記錄,這時要靠上面兩種辦法來徹底清除所有批注就更加困難了。如果你也偶爾遇到這個問題,或者經常要徹底清除文檔的所有批注,那就應該考慮用一個簡單的Word宏來清除文檔。

  下面給出了兩個Word宏,兩者功能完全一樣,但代碼略有不同,適用的Word版本也不同。

  第一個宏,適用于Word 97/2000/2002:

Sub RemoveComments1()

' 清除當前文檔的所有批注

' ActiveDocument代表當前活動的(正在查看的)文檔

' Comments是一個集合對象,其中包含文檔的所有批注

For Each cmt In ActiveDocument.Comments

' 對于Comments集合里面的每一個對象(即每一個批注)

' 執行其Delete命令就可以把該對象代表的批注刪除

cmt.Delete

Next

End Sub

  第二個宏僅適用于Word 2002:

Sub RemoveComments2()

' 執行DeleteAllComments命令清除文檔的所有批注

ActiveDocument.DeleteAllComments

End Sub

  不管是哪一個版本的Word,定義宏的步驟都差不多。以Word 2000為例,定義宏的步驟是:

  1、按Alt+F11鍵打開Visual Basic編輯器。

  2、輸入Word宏的內容,如圖三。你可以根據自己的Word版本選用一個宏。

  3、點擊Visual Basic編輯器工具欄上的“保存Norlmal”按鈕(圖標為軟盤的按鈕)。

  4、按Alt+F4關閉Visual Basic編輯器。

徹底清除Word文檔批注

圖三

  以后,你只要運行一下剛才創建的宏,就可以徹底清除Word文檔的批注。如果你經常要運行這個宏,最好為它做一個工具欄按鈕。以Word 2002為例,具體步驟如下:

  1、選擇菜單“工具”→“自定義”,轉到“命令”頁,如圖四。

徹底清除Word文檔批注

圖四

  2、在“類別”列表中選擇“宏”,在“命令”列表中選擇RemoveComments1(或者RemoveComments2)。

  3、將RemoveComments1拖到工具欄的適當位置,放開鼠標鍵,工具欄上出現以宏的名字命名的按鈕。

  4、右擊該按鈕(不要關閉圖四的“自定義”對話框),顯示出按鈕的定制菜單,如圖五。為該按鈕取一個適當的名字,例如“刪除批注”,編輯好按鈕名字后按Enter鍵確認改名。如有必要,可以為該按鈕指定一個圖標,然后將顯示方式改為“圖標與文字”。



圖五

  以后,只要點擊工具欄上的“刪除批注”按鈕,就可以立即徹底地清除當前文檔中的所有批注,非常方便。

 
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