.4.1 插入合并域
通過將合并域插入到郵件合并主文檔的適當位置，可以決定合并 文檔時，使用哪些數據源信息以及它們在合并文檔中的位置。插入 合并域的步驟如下：
（1）如果主文檔沒有打開，先打開主文檔。打開主文檔窗口時， 會顯示【郵件合并】工具欄，上面有郵件合并所需要的各種按鈕。
（2）將插入點移到待插入合并域的位置。
（3）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入合并域】按鈕，將彈 出一個下拉菜單，上面有數據源的的所用域名，如圖7-22 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381298.gif">
（4）從彈出的合并域列表框中選擇要插入的域名。
（5）重復步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相 應的位置，如圖7-23 所示，并對其進行必要的格式化。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381564.gif">
合并域是使用一對書名號括起來的域名，域名對應于數據源中的 域名，書名號是合并域的特征符號，它不是從鍵盤上直接鍵入的。 如果用戶直接鍵入或使用【插入】菜單中的【符號】命令插入符號 “《》”，Word 將不承認它是合并域的特征符號，只把它當作普通 文字對待。
如果要查看合并結果，單擊【郵件合并】工具欄上的【查看合并 數據】按鈕。Word 將合并域顯示為第一條數據記錄中的信息。如果 要查看數據源其他記錄的合并結果，可以使用【郵件合并】工具欄上的【首記錄】、【上一記錄】、【下一記錄】、【末記錄】箭頭 按鈕。也可以在【跳至記錄】框中輸入記錄號，可以查看其他數據 記錄的信息。查看完后，再次單擊【查看合并數據】按鈕恢復顯示 合并域。
7.4.2 插入Word 域
通過在主文檔中插入幾種Word 域，可以在最終的合并文檔中包 含更多的信息，并且可以控制數據的合并方式。能插入主文檔的Word 域有表7-1 所示的以下幾種：word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170382457.gif">
word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383288.gif">
插入這些域的步驟如下：
（1）將插入點移到待插入合并域的位置。
（2）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入Word 域】按鈕，將彈 出一個下拉菜單，上面有一些Word 域名，如圖7-24 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383432.gif">
（3）從彈出的Word 域列表框中選擇要插入的域名。可以打開與 之對應的對話窗口或直接插入域代碼到主文檔。
（4）重復步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相 應的位置。
下面具體介紹幾個Word 域的用法。
1．Ask 域
插入Ask 域，可以在合并主文檔和數據源時，提示輸入某個書簽 的文本。在主文檔中插入Ask 域時，將出現【插入域：Ask】對話框， 如圖7-25 所示。可以在【書簽】框中輸入書簽名，在【提示】框中輸入書簽的提示文字，在【默認書簽文字】框中輸入書簽的默認值。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170385472.gif">
插入Ask 域后，Word 合并每一個數據記錄和主文檔時，顯示一 個對話框。要求用戶在插入Ask 域位置輸入新的標簽文字，如圖7-26 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386103.gif">
2．Fill-in 域
插入Fill-in 域，可以在合并主文檔和數據源時，提示輸入要插 入Fill-in 域位置的文本。在主文檔中插入Fill-in 域時，將出現 【插入Word 域：Fill-in】對話框，如圖7-27 所示。可以在【提示】框中輸入提示文字，在【默認填充文字】框中輸入默認的插入值。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386483.gif">
插入Fill-in 域后，Word 合并每一個數據記錄和主文檔時，將 顯示一個對話框。要求用戶在插入Fill-in 域位置輸入需要的文字， 如圖7-28 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387930.gif">
3．If...Then...Else...域
插入If...Then...Else...域，可以在合并主文檔和數據源時， 根據條件判斷的結果插入相應的文本。例如，當數據域名“數學” 的值大于等于60 時，在主文檔中插入“及格”，否則插入“不及格”。在主文檔中插入If...Then...Else...域時，將出現【插入域：If】 對話框，如圖7-29 所示。可以在【域名】下拉列表框中選定【數學】， 在【比較關系】下拉列表框中選定【大于等于】，在【比較對象】 文本框中輸入“60”。在【則插入此文字】文本框中輸入“及格”， 在【否則插入此文字】文本框中輸入“不及格”。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387821.gif">
這樣插入If...Then...Else...域后，Word 合并每一個數據記錄 和主文檔時，將判斷該記錄的【數學】域名的值，如果大于等于60， 插入“及格”，否則插入“不及格”
4．合并記錄域
插入合并記錄域，可以在合并主文檔和數據源時，會在插入合并 記錄域的位置插入當前合并記錄的記錄號。
5．合并序列域
插入合并序列域，可以在合并主文檔和數據源時，會在插入合并 記錄域的位置插入當前合并記錄的順序號。
給順序號成功合并的數據記錄數。Word 在每次合并文檔時，均 從1 開始給合并的記錄記數。該數值可能與合并記錄域插入的值不 同。例如，假定只合并編號范圍在5 到15 之間的記錄。盡管 MERGEREC 對應合并的第一個數據記錄的數值為 5，但是合并記錄域對應該數 據記錄的值仍為 1。
6．下一記錄域
插入下一記錄域，可以將下一個數據記錄合并到當前的結果合并 文檔中，而不是重新開始一個新的合并文檔。插入下一記錄域后， 合并文檔的記錄號將變為下一個，以后再碰到插入的數據域，將使 用下一記錄的值。例如，在還未插入數據域的時候插入一個下一記 錄域，則開始合并時，使用的記錄號為1，但Word 看到下一記錄域， 就跳過第一個記錄，開始使用第2 個記錄進行合并。合并完一個記 錄，記錄號變為3，又碰到下一記錄域，記錄又變為4，對第4 個記 錄進行合并。這樣就只合并記錄號為雙數的記錄。
7．下一記錄條件域
插入下一記錄條件域，可以條件判斷的結果，決定是否合并該記 錄。在主文檔中插入下一記錄條件域時，將出現【插入域，Next Record If（如果…下一記錄）】對話框，在【域名】下拉列表框中選定域 名，在【比較關系】下拉列表框中選定需要的關系運算符，在【比 較對象】文本框中輸入比較條件。
插入下一記錄條件域，只有滿足所設置的條件的記錄，才會進行 合并。
8．插入書簽域
插入設置書簽域，可以在主文檔中插入一個書簽。可以利用書簽 進行定位。下一記錄條件域時，將出現【插入域：Set】對話框，如 圖7-30 所示。在【書簽】框中輸入書簽的名稱，在【值】框中輸入 書簽的內容。
9．跳過記錄條件域
插入下一記錄條件域，可以條件判斷結果，決定是否跳過該記錄。 在主文檔中插入下一記錄條件域時，將出現【插入Word 域：Skip Record If（如果…跳過記錄）】對話框，如圖7-31 所示。在【域 名】下拉列表框中選定域名，在【比較關系】下拉列表框中選定需 要的關系運算符，在【比較對象】文本框中輸入比較條件。
該域的作用和下一條件記錄域正好相反。插入跳過記錄條件域， 滿足所設置的條件的記錄將被跳過，不進行合并，直到不滿足條件 的記錄。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170388883.gif">