互相協(xié)作，共享文檔，是在處理文檔中經(jīng)常遇到的事情，Word 提供了共享文檔和信息的功能。
有許多方式可使 Office 程序之間共享信息。用戶(hù)可根據(jù)程序中 信息出現(xiàn)的方式，信息更改時(shí)是否更新以及與誰(shuí)共享信息等要求來(lái) 決定共享信息的方式。如：
- 復(fù)制和粘貼：復(fù)制某個(gè)程序中出現(xiàn)的信息，并將其粘貼到另 一個(gè)程序中。
- 拖放編輯：在兩個(gè)打開(kāi)的程序之間快速?gòu)?fù)制或移動(dòng)信息。
- 導(dǎo)入和導(dǎo)出：使用在其他程序中創(chuàng)建的文件。
- 創(chuàng)建超級(jí)鏈接：在一個(gè)程序中創(chuàng)建跳轉(zhuǎn)信息，并用有顏色的、 加下劃線的文字或圖形表示。
- 鏈接對(duì)象：從某個(gè)文件中復(fù)制信息，并使其與源文件中的原 始數(shù)據(jù)的改變保持 一致。
- 嵌入對(duì)象：從某個(gè)程序創(chuàng)建的文件中復(fù)制信息，以便能容易 地編輯源程序中的數(shù)據(jù)而不離開(kāi)當(dāng)前文檔。
小組協(xié)作工作時(shí)用戶(hù)編輯的文檔往往要提交其他用戶(hù)審閱，同時(shí) 會(huì)作出必要的批注和修訂，這也稱(chēng)共享文檔。
用戶(hù)為了允許別人修訂自己的文檔，可以對(duì)文檔進(jìn)行一定的設(shè) 置，使Word 在每次經(jīng)一位審閱者修訂后關(guān)閉文檔都能自己保存當(dāng)前 版本的文檔，所有版本都儲(chǔ)存在一篇文檔中，Word 會(huì)為文檔中的每 個(gè)版本記錄保存版本的日期和時(shí)間，包括修改者的姓名。以后可在 【版本】對(duì)話(huà)框中打開(kāi)以前版本中的任何一個(gè)，在一個(gè)單獨(dú)文檔窗 口中進(jìn)行查看。用戶(hù)也可以為當(dāng)前文檔提供一個(gè)副本，供別人審閱。 提供副本供別人審閱的步驟如下：
（1）打開(kāi)準(zhǔn)備提供審閱的文檔。
（2）單擊【文件】菜單中的【版本】菜單項(xiàng)，打開(kāi)如圖10-1 所 示的版本對(duì)話(huà)框。如果文檔已經(jīng)包含了多個(gè)版本，會(huì)出現(xiàn)在對(duì)話(huà)框 中。
（3）如果要查看當(dāng)前版本的備注，單擊【查看備注】按鈕即可。
（4）如果還沒(méi)有保存版本或者要新建一個(gè)版本，單擊【現(xiàn)在保 存】按鈕，在彈出的如圖10-2 所示的【保存版本】對(duì)話(huà)框中輸入版 本的備注后單擊【確定】按鈕即可。
（5）如果要打開(kāi)某個(gè)版本來(lái)審閱，選定該版本后單擊【打開(kāi)】 按鈕即可。
（6）如果不為用戶(hù)提供副本，應(yīng)該選中【關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本】 復(fù)選框。這樣所有版本都會(huì)保存在一個(gè)文檔了。
用戶(hù)如果要在保存或另外保存一個(gè)文檔時(shí)保存版本，可以在【另存為】對(duì)話(huà)框中，單擊【工具】按鈕，在彈出的菜單中選擇【保存 版本】菜單項(xiàng)即可打開(kāi)【保存版本】對(duì)話(huà)框，輸入版本備注即可。
要查看當(dāng)前文檔的版本信息，可以雙擊狀態(tài)欄的圖標(biāo)，即可 彈出如圖10-1 所示的【Doc2.doc 中的版本】對(duì)話(huà)框。
如果在提供審閱文檔時(shí)防止審閱者對(duì)文檔作了不通知用戶(hù)的修 改，可以對(duì)文檔作適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)。