e 2在Excel中查看列數(shù)很多的表格數(shù)據(jù)時(shí),常常出現(xiàn)錯(cuò)位的現(xiàn)象。為了避免這一錯(cuò)誤,人們請(qǐng)“記錄單”來(lái)幫忙。
啟動(dòng)Excel,打開需要查看的工作簿文檔(如圖4),選中數(shù)據(jù)區(qū)域中任意一個(gè)單元格,然后選擇菜單“數(shù)據(jù)→記錄單”,Excel則顯示記錄單窗體(如圖1),通過(guò)單擊窗體中的“上一條”或“下一條”按鈕,即可按順序逐條瀏覽表格中的詳細(xì)數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)表
圖1 記錄單顯示
單擊窗體中的“新建”按鈕,將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入其中,再單擊一下“新建”按鈕即可向表格中添加新的數(shù)據(jù)。
單擊窗體中的“條件”按鈕,輸入要查詢的條件(如在“監(jiān)理單位”對(duì)應(yīng)的方框中輸入“*雨山”),然后再單擊“上一條”或“下一條”按鈕,即可分別查詢到“監(jiān)理單位”中包含“雨山”二字所有記錄的詳細(xì)情況。 (注:“*”號(hào)代表所有字符;如果查詢的字符是單元格的第一個(gè)字符,則“*”號(hào)可以省略。)
注意:要正確使用“記錄單”功能,最好讓表格結(jié)構(gòu)保持簡(jiǎn)單的二維表格形式,不要出現(xiàn)如圖2所示紅色框內(nèi)的復(fù)雜結(jié)構(gòu)。
圖2
如果出現(xiàn)圖2的復(fù)雜結(jié)構(gòu),在進(jìn)行上述“記錄單”操作時(shí),系統(tǒng)會(huì)彈出如圖3所示的對(duì)話框。
圖3
此時(shí)可以將表格修改成普通的二維格式(如圖4),就可以使用“記錄單”功能了。
圖4