海上貨物運輸合同規定了承運人和托運人的權利和義務，承運人的義務就是將托運人托運的貨物經海路由一港運至另一港，并有權收取運費。但是由于海上貨物運輸具有特殊的風險，所以我國海商法及海牙規則都規定了承運人的免責條款。在海上貨物運輸中如果貨物發生滅失或損壞，承運人就必須對此作出解釋，這種解釋就是證明承運人是否履行了法定的義務，是否可以援引免責條款。船長作為承運人的現場代表，在履行海上貨物運輸合同中起著重要的作用，因此船長必須完全了解海上貨物運輸合同的內容，特別是有關承運人的責任和免責條款。只有這樣，船長才能知道在履行合同中應如何做，并能在產生糾紛和爭議之前，及時地收集到有利于承運人的現場證據。
首先，船長應該明確承運人的基本義務和責任，就是謹慎處理使船舶適航，恪盡職守，照管貨物，不要繞航。
關于船舶適航。我國海商法及海牙規則對此都作了規定，承運人在船舶開航前和開航當時應當謹慎處理，使船舶處于適航狀態，妥善配備船員，裝備船舶和配備供應品，并使貨艙、冷藏艙、冷氣艙和其它載貨處所適于并能安全收受、載運和保管貨物。那么如何來認定承運人是否做到了謹慎處理而使船舶適航呢?應從以下幾方面來考慮：
第一，所謂適航的船舶，就是能夠抵御通常的海上風險，或是在通常的航海環境中，不會對貨物產生危險或損壞的船舶。
第二，一個恪職盡責的承運人，應該在航次開始前，對船舶進行仔細的檢查，看是否存在缺陷，如果存在缺陷，那么在船舶開航前應該消除缺陷。
第三，對船舶的仔細檢查是指對船舶定期的適當而全面的檢查，包括船上的維修保養工作、操作規程、船舶管理及常規命令等。由此可見，承運人能夠作到謹慎處理使船舶適航，船長和船員起了關鍵性的作用，因為所要進行的檢查工作和維修保養，都是通過船長和船員來完成的。所以作為承運人代表的船長，就必須對船舶進行完善的管理，組織船員進行各種檢查工作和維修保養工作，并認真地做好各種記錄，這些記錄包括各種日志、工作計劃、每日工作記錄和各種報告表等。一旦發生了關于船舶適航性的糾紛，承運人和船長就能夠提出以上證據，證明承運人為使船舶適航已做到了謹慎處理。
關于恪職盡責照管貨物。我國海商法及海牙規則的規定為，承運人應當妥善地裝載、搬移、積載、運輸、照料和卸載所運貨物。承運人恪盡職守照管貨物的義務，是從接受貨物開始直到交付貨物為止，在這期間承運人必須作好一切必要的工作，確保將貨物能以接收時的良好狀況交付給收貨人。在運輸途中，船長對貨物的照管負有完全的責任，對裝卸作業也負有完全的責任。所以在裝卸作業中，必須對作業中的非正常情況作好記錄，盡量得到有關當事人的簽認，并且應當拍照或攝制錄像帶，所有這些記錄都將是極有證據價值的說明和特性參數，如果船長對實際裝船貨物的狀況和特性有懷疑的話，可以要求委托公正檢驗師或專家進行驗定，并出具檢驗報告。為了避免在貨物出現滅失或損壞時承擔責任，承運人就必須通過準確而詳細的記錄和現場證據，證明自己已履行了充分恰當、謹慎地照管貨物的義務。
關于繞航。我國海商法及海牙規則都作了規定，承運人應當按照約定的或習慣的或地理上的航線將貨物運往卸貨港，船舶在海上為救助或企圖救助人命或者財產而發生的繞航或其它合理的繞航，不屬于違反前款規定的行為。由此可見，不合理的繞航將構成違反合同。在實際工作中，要解釋什么是合理的繞航是相當不容易的，在確定繞航是否合理時，考慮的因素不僅要包括承運人的觀點，而且還要包括貨主的意見。為救助海上人命或財產可以繞航，但是船舶不能在事故地點毫無必要地延誤時間。其它合理的繞航，一般認為存在以下兩種情況，第一，如果存在危險或即將發生危險，承運人為了保護或保存貨物可以繞航；第二，如果運輸合同中包含了自由繞航的條款，可以繞航，但僅僅依靠這樣的條款而繞航是不安全的，因為對這類條款的解釋是非常狹窄的，并作了限制條件。實際工作中，如果船舶偏離了協議的、直達的或習慣的航線，或者航程中發生了延誤，船長必須立即通知承運人，同時還必須對發生繞航或延誤的確切而詳細的原因作出全面地記錄，這些記錄包括航海日志、船岸通訊、航向記錄、海圖及氣象航海警告等。
在明確了承運人的責任后，就應該明確承運人的免責是什么。規定承運人責任的目的就是以"相似的良好狀況"交付貨物，但由于海上貨物運輸的特殊風險，法律又規定了承運人的免責，即由于非承運人所能控制的或不可抗力的原因所造成的貨物滅失或損壞，承運人可以被免除"相似的良好狀況"交付貨物的責任。我國海商法及海牙規則對承運人的免責作出了明確的規定，即由于下列原因造成貨物的滅失或損壞，承運人不負賠償責任。這包括駕駛船舶或管理船舶中的過失、火災、天災或海難、戰爭、政府行為、罷工、救助人命或財產、貨主的行為、貨物的特性及包裝缺陷。當貨主對貨物的滅失或損壞提出索賠時，承運人要想抗辯索賠，就必須首先證明已謹慎處理使船舶適航，已適當地保管和照料了貨物，并且沒有發生繞航，然后才可援引免責條款。即承運人履行責任條款是援引免責的前提和基礎，同時承運人在援引免責條款時，還必須對免責的原因和事實負有舉證責任。從現在的仲裁和訴訟案例看，對承運人的免責有越來越嚴格的限制。所以在考慮援引免責條款時，應注意以下幾點：承運人決不能過分地依賴免責條款，因為對免責條款的解釋是狹義的；承運人應不斷地從經驗和案例中吸取教訓，因為免責的范圍在不斷地縮小；承運人只有在保證船舶適航、照料貨物和防止貨物發生滅失損壞方面做了一切可能作的事情后，免責條款才能對承運人有所幫助；承運人在援引免責條款時，負有完全的舉證責任。
盡管承運人援引免責條款抗辯索賠是十分困難的，但是只要承運人能提出一套有價值的證據，抗辯取勝的機會還是很大的，這樣的案例也有很多。所以，船長在了解了承運人的責任條款、免責條款以及兩者的關系后，在實際工作中的重要任務就是收集證據，以下幾點可供船長在船舶管理及收集證據時參考：
1.船舶證書。船舶證書是船舶遵守國際公約、國家規定和船級社規范的書面證明，也是船舶適航適貨的重要證明，所以必須保持各種船舶證書的有效性。關于證書的有效性，要注意證書的有效期；在有效期內按規定進行的各種檢驗并有簽證，及時消除檢驗報告中的遺留項目，證書要齊全。
2.船舶日志。包括航海日志、輪機日志和電臺日志，這些日志具有重要的證據價值，所以對船舶日志的良好記錄和有序保管，無論在作證方面還時給法官和仲裁員的印象方面，都將起到積極的作用。否則，如果出現記錄不實，反復涂改或亂七八糟，法官和仲裁員就會對船舶日志的真實性產生懷疑，并且會認為船舶管理不善。在記錄船舶日志時應注意，決不能涂掉或涂改文字，如果寫錯了，只能用單線劃掉并簽名。
3.各種記錄。在做各種記錄時，一定注意是事實記錄，是客觀的、實事求是的，而不要加入個人觀點及推理。這些記錄包括檢驗、維修保養、各種測量及操作(如溫度、污水、通風、排水等)、裝卸貨事實記錄、各種檢查記錄(如檢查貨物、艙蓋、貨艙、綁扎等)，尤其應做好艙蓋開關及封艙的操作記錄。此外，還應對與租船人、貨主、代理、裝卸工人及其他與作業有關的人員間聯系交涉的情況作好記錄。
4.要注意收集和保存以下檢驗報告及單證：驗艙證書，貨物證書，水尺檢驗報告，大副收據，配載圖，艙單以及有關貨物或船舶設備的檢驗報告。
5.視聽資料。包括錄音帶、照片和錄像帶，這些視聽資料具有很高的證據價值。
6.海事聲明和事故報告。船舶在遭遇暴風雨、臺風、大風巨浪、雷電、地震、海嘯、迷霧、冰山、進入冰區或因其它非常的自然力造成船貨損失，船長采取了一切可能的措施仍不能避免損失時。船舶在戰勝自然災害到達第一港后，應立即向有關機構遞交海事聲明及航海日志摘要并獲得簽證。當船舶發生事故造成船貨損失時，船長必須準備一份事故報告，并遞交有關當局簽證。應注意事故報告在訴訟或仲裁中可以被各有關方所利用，所以船長在編寫事故報告時，僅限于對客觀情況進行敘述，應避免對事故發生的原因發表意見，因為船長的意見對事故的調查和定性是非常重要的，所以船長在事故報告中過早地發表意見，往往會使承運人在抗辯中處于被動或不利地位。