(1)原始性要求

原始記錄應體現(xiàn)檢測過程的原始性。觀察結果和數(shù)據(jù)應在產(chǎn)生的當時就予以記錄，不得事后回憶、另行整理記錄、謄抄或無關修正，但后續(xù)可根據(jù)需求再實施具體的計算步驟。

(2)可操作要求

制定原始記錄文件時，應充分考慮記錄的可操作性。通過使用規(guī)范的語言文字、檢測依據(jù)的規(guī)范描述語句、簡單易用、尺寸合適的數(shù)據(jù)表格、給每個檢測數(shù)據(jù)留出足夠的填寫空間等，可保證原始記錄的可操作性。應依據(jù)檢測項目特點，按照檢測流程順序或標準條款順序安排各檢測項目在原始記錄中的位置順序，提升原始記錄的可操作性。

(3)真實性要求

原始記錄的數(shù)據(jù)必須是真實的，數(shù)據(jù)的表達應真實無誤的反應測量儀器的輸出，包括數(shù)值、有效位數(shù)、單位，必要時還需要記錄測量儀器的誤差。記錄必須在檢測全過程按操作程序步驟及時記錄，不許事后補記或眷抄更改。備份電子形式儲存的記錄應防止未經(jīng)授權的侵人或修改。

(4)有效性要求

實驗室應確保使用的原始記錄格式為有效的受控版本。

(5)溯源性要求

原始記錄中應完整記錄檢測中各種方法條件，包含足夠充分的信息，包括但不限于測試環(huán)境信息、測試條件、使用儀器、儀器設置、每項試驗測試日期和人員、審查數(shù)據(jù)結果的日期和負責人等，以便在可能時識別不確定度的影響因素，并確保該檢測在盡可能接近原條件的情況下能夠重復。整改后合格的試驗項目，記錄中仍須保留原不合格的原始數(shù)據(jù)以及整改的方法。

(6)完整性要求

原始記錄的內(nèi)容是檢測報告的重要來源。為了方便檢測報告的生成，原始記錄內(nèi)容應完整地體現(xiàn)檢測依據(jù)、檢測項目、檢測方法、檢測數(shù)據(jù)和必要的過程數(shù)據(jù)。

2.如何設計檢測原始記錄

檢測原始記錄文件應為受控文件，一般設計為表格的形式，以便于檢測人員（包括抽樣、采樣人員)在每次檢測過程中都能準確無誤地填寫這些基本要素。

檢測原始記錄文件所涵蓋的內(nèi)容應包括任務編號或樣品編號、檢測項目/參數(shù)、所依據(jù)的標準、檢測樣品（產(chǎn)品)及其相關信息、抽（采)樣過程信息、檢測及相關人員信息、檢測環(huán)境條件信息、檢測儀器設備信息、檢測時間等，以及檢測過程產(chǎn)生的抽樣計劃、采樣計劃及定位、樣品制備、標準液配制、結果數(shù)據(jù)計算公式及導出過程、圖譜、圖像、標準曲線等記錄信息，并清楚標識與出具報告的對應關系、總頁碼、當前頁碼等，以保證檢測結果的可追溯性。

(1)任務信息

①編號。原始記錄文件中應注明每項檢測任務的編號，它是方便實驗室內(nèi)部管理的編號，應具有唯一性。例如:任務編號、記錄編號、項目編號、申請編號、報告編號等。當檢測任務需要出具報告時，如果原始記錄使用的任務編號與最終報告編號不一致 ，則記錄中應補充報告編號，且報告編號應與原始記錄編號有唯一性對應關系。

②檢測標準(方法)。原始記錄文件中應明確寫明檢測依據(jù)的標準名稱和版本號。檢測依據(jù)可以是現(xiàn)行標準、客戶指定的標準（非現(xiàn)行標準、企業(yè)標準等)、客戶自定的測試方法等。當客戶對檢測的特殊要求與標準相偏離時，應在檢測依據(jù)欄或原始記錄的相關位置進行描述。

③檢測項目/參數(shù)。當檢測項目是檢測依據(jù)的全部內(nèi)容時，檢測項目可不必全部列出，寫明“全部項目或全部參數(shù)”既可。如果檢測項目是檢測依據(jù)的部分內(nèi)容時，應在原始記錄中明確本次檢測涉及的項目條款號或名稱。

(2)樣品信息

樣品信息包括樣品名稱、型號規(guī)格、樣品數(shù)量、樣品編號；適用時還可包括樣品送檢單位、樣品初始狀態(tài)、樣品附屬件等。

①樣品名稱。檢測樣品的名稱應是客戶委托任務書指定的名稱，或是檢驗檢測機構檢查樣品后并同客戶溝通協(xié)調(diào)后確定的、可正確描述樣品的名稱。

②型號規(guī)格。記錄中樣品的型號應是實際檢測樣品的型號， 該型號應包含在客戶委托任務書的型號中。記錄中應寫明與檢測項目相關的產(chǎn)品規(guī)格信息。

 ③樣品數(shù)量、樣品編號。樣品數(shù)量要與樣品編號相對應。樣品編號應具有唯一性，以方便實驗室內(nèi)部樣品流轉(zhuǎn)和存儲管理。

 ④樣品初始狀態(tài)。當樣品的初始狀態(tài)可能會影響后續(xù)的檢測或判定，并在試驗開始前對樣品的初始狀態(tài)進行調(diào)整的，應在原始記錄中記錄樣品的初始狀態(tài)以及對樣品做出的調(diào)整。

(3)檢測環(huán)境條件信息

①檢測時的環(huán)境溫度和濕度。環(huán)境溫（濕)度對檢測項目有影響時，應記錄檢測時的環(huán)境溫度和溫度，該數(shù)值應是真實和有效的。當環(huán)境溫度和濕度與檢測標準（方法)中的規(guī)定環(huán)境溫度和濕度不吻合時應停止檢測，直至達到檢測標準(方法)中規(guī)定的環(huán)境溫度和濕度。記錄檢測時的環(huán)境信息也關系到原始記錄的可追溯性。如果日后檢測報告/數(shù)據(jù)需要復查，應在相同的環(huán)境條件下開展復查檢測。

②其他環(huán)境信息。當其他環(huán)境條件（如大氣壓、海拔條件、氣體含量、氣流等)對檢測項目有影響時，記錄中應寫明這些環(huán)境條件。

(4)相關人員信息

包括抽（采)樣人員、檢測人員、審核人員的簽字或等效標識 ，以及適用時其他相關人員（如解釋和說明人員)的簽字或等效標識。抽（采)樣人員、檢測人員和審核人員的簽名要確保經(jīng)本人確認，由本人負責。

(5)檢測日期

檢測日期可以是某一天、某一個檢測周期、一天內(nèi)的某一段時間。應根據(jù)檢測項目的特點，定義檢測日期的表達形式。應防止在檢測日期上刻意模糊時間段。應真實記錄檢測時的日期。針對不同檢測項目在不同日期進行的情況，應分別記錄測試日期。

（6)數(shù)據(jù)結果記錄

數(shù)據(jù)結果記錄的位置可以是下劃線、空格、方框或表格等形式。數(shù)據(jù)結果記錄應出現(xiàn)在原始記錄的適當位置，并與檢測標準(方法)的描述文字相協(xié)調(diào)。數(shù)據(jù)結果記錄應包括所有檢測過程產(chǎn)生的數(shù)值及導出過程、圖譜、圖像、標準曲線等記錄信息。

(7)數(shù)據(jù)判定或結果描述

數(shù)據(jù)判定的方式可以是“√”“×”“P”“F”“Pass”“Fail”“/”

“N/A”“一”“合格”“不合格”“不適用”等清晰無歧義的描述，并且應在記錄的顯著位置描述本記錄中對數(shù)據(jù)判定方式的約定。

結果描述應按照標準規(guī)定或與客戶約定的方式進行客觀全面的描述。

(8)檢測儀器信息

包括檢測儀器的名稱[如型號、廠家（適用時)]、受控編號和校準周期（或校準有效期截止日期)。

（9)場地信息

場地信息是實施檢測項目的場地位置的描述。全部檢測項目在實驗室自有場地進行時，可簡單描述為“本實驗室”，如實驗室有多場所，也應明確具體的檢測場所信息。

全部或部分檢測項目在分包實驗室場地或委托方實驗室場地進行時，應在原始記錄的適當位置進行記錄，例如在檢測項目旁注明該場地的名稱。

3.使用檢測原始記錄的要求和歸檔

（1)使用法定計量單位。如“米”的符號應為“m”非“M" ,“千克”的符號應為“kg”而非“Kg”,“千瓦”的符號應為“kW”而非“KW”等。

(2)更改。原始記錄的內(nèi)容和信息不得隨意刪減或增加，確實存在錯誤需要更改時，不可擦涂掉，而應采用杜改的形式，保持原有數(shù)據(jù)和內(nèi)容清晰、可辨識，將正確的內(nèi)容寫在旁邊，并由修改者簽名或采取等效標識予以識別。關鍵數(shù)字更改要說明原因，原始記錄由記錄者本人修改，他人無權更改。對電子存儲的記錄也應采取同等措施，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或未經(jīng)授權的改動。

(3)檢測原始記錄的歸檔管理。檢測結束后的原始記錄，一般以樣品編碼為唯一性標識 ，按歸檔要求將其與檢驗報告副本、委托書、抽樣單（如果有)、任務派出單等裝訂成冊，并按報告編號依序存放，方便查閱。原始記錄的存放處應滿足防潮、防腐的要求，以保證檔案保存期限內(nèi)不被損壞。原始記錄一般保存期不少于6年。涉及仲裁檢驗、重大索賠、理賠案件及司法訴訟的原始記錄應保存至結案止。