實驗室應建立完善的標準臺賬對所有標準進行登記管理。臺賬應能記錄實驗室每份標準的來源、現在狀態、追蹤標準的持有者等,方便在用標準的查詢、作廢標準的處理。
臺賬內容應包括序號、受控號、標準名稱、發布日期、實施日期、狀態(有效還是作廢)、來源、價格、持有者和所在實驗室等信息。實驗室應配置兼職人員管理臺賬,定期查詢標準信息、更新臺賬,收回作廢標準、發放新標準,完善相關標準的記錄,如登記、發放、收回記錄、審核和批準記錄等,使標準得到全面、準確的控制。
3.1 標準審查批準
凡作為管理體系組成部分發給實驗室人員的所有文件,在發布之前應由授權人員審查并批準使用。實驗室應對獲得的所有標準進行審查批準,審查內容包括以下幾點:
①確定標準的來源
應審查標準來源是否可靠,是否通過正規渠道(如標準情報機構等)獲得,是否由標準化管理部門正式批準并公開發布。
②判斷標準的有效性
對于剛剛發布的標準,在實施日期之前仍允許使用舊標準,但是到了實施日期之后,必須使用新標準。如果是強制性標準,舊標準必須作廢,強制回收;如果是推薦性標準,可以保留使用(有作廢標識)。但是對檢測實驗室來說,標準文本的變更涉及實驗室資質能力的變更,建議采用新版標準,如果有確實需要保留舊版標準的情況,在實驗室資質評審申請時建議同時放置兩個標準。檢測實驗室在承擔監督抽查任務時使用的標準版本,應按照監督抽查實施范圍的要求來執行。
③確定標準的內容
應審查標準的內容是否完整,有無缺損,不能使用頁數缺少、內容有錯的標準。完整的標準應包括封面、目次、前言、標準正文、圖、附錄和封底等,有的標準還應有修訂說明等。標準是實驗室實施檢測、合格判定的依據,如果內容有誤造成試驗操作錯誤,影響結果,將嚴重損害檢測的科學性、公平性和公正性。
3.2 注意標準狀態標識
經審查批準過的標準,應有唯一性標識。
①標識內容至少包括實驗室受控號和狀態;
②實驗室的受控號是唯一的,用于區別其他管理體系;
③標準的狀態分為有效、作廢和作廢保留(作為參考資料)。每次狀態的變更都應有審查程序,批準日期;
④應及時地從標準持有者處收回無效或作廢的標準,防止誤用。處于法律或只是保存目的而保留的作廢標準,應有適當標記。
標準的規范文本分為電子文本和紙質文本。實驗室可以從國家、各省市標準情報部門獲得規范文本,可以采取簽署長期合作協議的方式來購買。作為服務的采購方,實驗室應做好采購評估,對標準情報部門提供的服務進行調研、論證,選擇一個服務質量好的情報部門,能夠快速、便捷、準確地獲得規范的標準。
那么網絡下載的標準是否可以使用?這取決于使用的目的,如果使用者將其作為知識資料參考資料學習,可以收錄進個人資料,但收錄前應確保標準的完整性、正確性;如果將其作為實驗室的正式文件納入管理體系受控,是不可取的(不是說絕對不可以),因為其來源不可追溯、無法控制。建議購買正版標準。
5.1 及時獲得新標準信息
實驗室可以在技術期刊、學術雜志上了解相關產品標準的修訂情況,也可以在標準情報部門的網站上查詢標準的最新狀態,還可以參加各種行業座談會,了解產品的發展狀況,標準的更新方向。
5.2 標準變更評審
標準一旦發生變更,實驗室應組織研究新舊版本標準差異,評審現有實驗室環境條件、人員能力、檢測儀器設備等是否滿足新標準要求。對于僅存在代號、年號或文字描述變更,檢測方法、技術要求、試驗設備發生變化的標準,實驗室應進行技術確認,必要時采取添置試驗設備、開展人員培訓、改進試驗環境等措施,以適應新版標準要求。否則實驗室的相關資質能力將不能繼續維持,不可出具依據新標準的檢測報告。
5.3 標準變更涉及的各項文件的修訂
標準是檢測活動開展的依據。標準發生變更后,涉及的一系列文件記錄都需要對照新標準要求,重新修訂。
①修改原始記錄和檢驗報告。對照新標準要求,修改檢測依據,文字描述,技術要求,試驗方法等內容;
②修改檢驗操作規程。對于制定操作規程的檢驗項目,應根據新標準評估現有設備的適用性,現有設備條件是否滿足新的要求。如果仍符合要求,則可繼續使用,如果不符合要求,則需要停用、改進或購置新設備滿足檢測需要。
本文僅供參考,請遵守各自實驗室/公司規定/SOP等。