1、明確記錄控制的職責和權限

 

    所有管理體系運行所涉及的部門都必須保留自己的工作情況和體系運行當中的記錄和必要的追溯性、證明性記錄。指定一個部門收集、歸檔和保存相關質量和技術記錄，負責建立和管理人員技術檔案和設備技術檔案和各類記錄表格的審核和發放等，一般為管理部門。各檢定部門按規定要求填寫、整理本部門使用的記錄。形成以管理部門為主，檢定部門為輔的記錄控制和管理。

 

    2、記錄管理的明細

 

    記錄的識別

 

    所有記錄均按管理體系各個不同的活動和規范考核

    分類的目錄納入其具體的對應項目，并且編入體系文件。

 

    記錄的收集

 

    記錄由管理體系各活動參與人根據預先制定的表格具體記錄，然后定期匯總至管理部門。

 

    記錄的編號與檢索

 

    ①各實驗室可自行制定編號規則，例如：某檢定裝置標準檔案號為71號，該標準的原始記錄有兩種，所以該檢定裝置的原始記錄編號分別為71JL2-1、71JL2-2。

    ②記錄的檢索可以根據記錄名稱、歸檔編號、收集日期等信息在臺帳中查詢。

 

    記錄的存取及儲存

 

    記錄的目錄可以活頁形式編入體系文件，具體記錄暫時保存在質量活動的各個部門，年底由管理部門裝訂成冊保存。其目錄同時存入計算機。查取時，可通過計算機檢索目錄，先查到部門，再根據分類和日期查找。也可通過體系

文件目錄來查找。

 

    記錄的維護和處理

 

    ①所有的記錄分別由各個不同的質量活動的職能部門來填寫，由管理部門定期監督檢查。發現有缺陷或不足，及時通知具體填寫部門改進并作為內部審核的依據。

    ②記錄的填寫應符合客觀、真實、準確的原則，填寫的內容要清楚、詳細、完整、字跡清楚，并且應隨質量活動的發生而進行，禁止后補。記錄的填寫出現錯誤需要更改時，應在錯誤處劃雙橫線以示去除，同時將正確的內容寫在上面的空白處，并加蓋更正人印章，禁止在錯誤處涂改；記錄應有記錄人簽字并注明日期。③當年記錄保存在具體記錄部門，第二年上交管理部門統一編號歸檔，確保每本記錄均有唯一的名稱和編號，規定出保存期，超過期限的，酌情處理或銷毀。保存應確保安全和不丟失，在內審時應檢查質量記錄的可信度，并督促可信度差的部門及時改正。

    ④存入計算機的記錄，只有管理部門根據授權指令可以修改，并通過密碼進入。其他職能部門只能通過共享進行閱讀，不能存取和修改。程序員定期對存儲記錄進行光盤刻錄備份。

    ⑤所有記錄應做好保密，管理體系任何環節均不得把記錄失密。本所內部人員查閱記錄須經過批準后登記方可查閱；外部人員須要查閱，應在注意為其他客戶信息保密的前提下，經質量負責人批準后登記方可查閱。

 

    3、原始記錄管理注意事項

 

    在記錄控制管理中，原始記錄是重中之重，它是檢定、校準、檢測能力的證據。為確保對實驗室已進行的檢定、校準和檢測工作進行復現、追溯，就要對原始記錄進行有效控制。

 

    原始記錄的內容與格式

 

    各檢定部門檢定、校準和檢測人員必須按計量檢定規程或校準檢測方法及規范要求的記錄格式填寫原始記錄，若沒有格式要求，也要按實驗室規定的通用格式填寫原始記錄。原始記錄要能全面反映檢定、校準和檢測的全過程。

    內容包括：日期、觀察結果、讀出數據、計算公式、導出數據和結果，必要時包括圖形、表格等。需要時還應在原始記錄中記錄偏離規程或校準方法的情況、測量不確定度等足夠的信息。并根據這些信息可以在接近原來的情況下復現檢定、校準和檢測活動并識別出產生不確定度的影響量。

 

    原始記錄的識別

 

    實驗室的原始記錄均應有唯一性標識。固定實驗室之外的現場檢定、校準、檢測的原始記錄也必須達到上述要求。

 

    原始記錄的使用

 

    所有未填寫的空白原始記錄由管理部門統一管理、發放、記錄。檢定部門按需領取。嚴禁檢定部門擅自出具（打印）空白原始記錄。