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現(xiàn)場審核和審核報告

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-03-15
核心提示:現(xiàn)場審核的流程及審核報告。

一、首次會議

首次會議的要求

----審核組長主持

----審核組成員以恰當?shù)难哉勁e止開始審核活動

----按時、簡短、明了,一般30分鐘左右

----通常,與會人員需簽到,審核組保留簽到和會議記錄

----氣氛融洽、坦率、透明和正規(guī)

 

首次會議的目的

----確認審核計劃

----簡介實施審核活動的方法和程序

----確認審核中的溝通渠道

----向受審核方提供詢問的機會

 

首次會議的內(nèi)容和程序(可簡化)

----人員介紹(可簡化)

----確認審核目的、范圍和準則

----確認審核日程及其他相關(guān)安排

----介紹審核方法及程序

----說明審核中與受審核方的溝通和可能影響審核正常進行的情況

----確認向?qū)Ъ捌渥饔煤吐氊,落實審核所需?/span>資源和設(shè)施(可簡化)

----確認對審核活動的限制條件和要求(可簡化)

----申明保密原則(可簡化)

----說明申訴渠道(可簡化)

----確認其他有關(guān)問題,澄清疑問

 

二、現(xiàn)場審核,收集和驗證信息,獲得審核依據(jù)

從收集信息到得出審核結(jié)論的過程

 

信息源

----面談

----觀察

----文件

----記錄

----數(shù)據(jù)的匯總、分析和業(yè)績指標

----相關(guān)方的報告

----其他方面的信息源

 

收集信息的方法和技巧

----基本方法:抽樣

----具體方法:

●面談

●觀察

●查閱文件和記錄

●需要時,實際測量

 

信息和審核證據(jù)

----審核證據(jù)是與審核準則有關(guān)的能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息

----信息可包括:記錄、事實陳述或其他信息

----能夠成為審核證據(jù)的信息應(yīng)是能證實的,但不要求逐一證實

----確保作為審核證據(jù)的信息是真實的、客觀存在的

 

驗證信息獲得審核證據(jù)的方法

----對照文件規(guī)定,證實觀察到的實際操作與文件規(guī)定的一致性

----對照文件規(guī)定,證實記錄與文件的符合性

----通過觀察證實獲得信息的準確性和真實性

----通過實際測量證實活動和過程的結(jié)果或記錄的符合性、有效性和真實性

----其他適用的證實方法(如信息對比等)

 

記錄審核證據(jù)

----應(yīng)記錄的內(nèi)容:時間、地點、面談對象、主題事項等

----全面反映審核情況

----對有問題的信息記錄應(yīng)反映不符合事實的主要情節(jié)

----清楚、準確、具體、具有重查性

 

現(xiàn)場審核活動中需注意的事項

----明確總體、合理抽樣

----辨別關(guān)鍵過程

----辨別主要因素

----重視控制效果

----注意相關(guān)影響

----尊重受審核方,營造良好的審核氣氛

----審核組長控制審核的進展并糾正出現(xiàn)的不良現(xiàn)象


三、形成審核發(fā)現(xiàn)(開具不合格報告)
 

形成審核發(fā)現(xiàn)

----方法

  • 審核組成員分別說明審核情況、收集的信息和證據(jù),以及初步判定的審核發(fā)現(xiàn)

  • 審核組成員之間溝通需要相互印證的信息和證據(jù),討論疑點和分歧

  • 將審核組成員獲得的信息和證據(jù)匯總分析,共同確定審核發(fā)現(xiàn)

----審核發(fā)現(xiàn)包括

  • 符合審核準則的審核發(fā)現(xiàn)

  • 不符合審核準則的審核發(fā)現(xiàn)

 

不符合項的形成和性質(zhì)

----不符合項的形成

  • 文件不符合標準的要求

  • 實施現(xiàn)狀不符合審核準則的運行結(jié)果未達到預(yù)定的目標

 

----不符合項的性質(zhì)

  • 體系性不符合

  • 實施性不符合

  • 效果性不符合

 

不符合報告的內(nèi)容

----受審核的部門或不符合發(fā)生的地點

----受審核部門負責人

----審核員

----審核日期

----不符合事實的描述

----不符合審核準則的名稱和條款

----不符合的性質(zhì)

----審核員簽字、審核組長認可簽字和受審核部門代表方確認簽字

----適用時,不符合報告的內(nèi)容還可包括

●不符合項的原因分析

●糾正措施計劃及預(yù)計完成日期

●糾正措施實施情況的說明

●糾正措施的完成情況及驗證記錄

 

編制不符合報告的要求

----不符合事實描述準確、具體,不遺漏任何有益信息,具有重查性和可追溯性

----不要只寫結(jié)論不寫事實,不帶有評論性意見

----文件表達簡明簡煉,盡可能使用行業(yè)或?qū)I(yè)術(shù)語

----不符合的條款的判斷應(yīng)準確

----不符合的性質(zhì)判定應(yīng)客觀、準確

 

不合格事實描述要點
  • 準確地描述觀察到的事實(時、地、人、具體圖號、文件編號----);

  • 使其有可重查性和可追溯性;

  • 力求簡明精煉,抓住核心不合格加以概括;

  • 合格的事實不要寫,有負面影響的不要寫;

  • 無關(guān)人員提供的信息不要寫;

  • (企業(yè)發(fā)現(xiàn)的偶然不合格已經(jīng)糾正的不要寫);

  • 不要光寫結(jié)論,不寫事實。

 

不符合項的確認

----審核中發(fā)現(xiàn)的問題,由當事人/責任人確認

----審核組內(nèi)部達成共識,審核組長簽字認可

----受審核方簽字確認不符合事實

----確認過程中如有疑異,應(yīng)予以澄清或解決

 

在現(xiàn)場審核中,當發(fā)現(xiàn)不合格項時,審核員應(yīng)做哪些工作

向受審核部門負責人講清這是一個不合格項,以及為什么不合格,達成一個共識;

  • 請陪同人員確認事實;

  • 做好詳細記錄(時、地、人、具體事實);

  • 事后向?qū)徍私M長報告;

  • 填寫不合格報告;

  • 請受審核方在不合格事實一欄上簽字。


四、形成審核結(jié)論

準備審核結(jié)論

----匯總分析不符合審核的審核發(fā)現(xiàn),提出體系的薄弱環(huán)節(jié)和改進需求

----動態(tài)比較

----匯總分析符合準則的審核發(fā)現(xiàn),總結(jié)體系的優(yōu)勢和優(yōu)點

----需考慮的其他信息

●審核中收集到的可能影響實現(xiàn)審核目的信息

●審核中固有的不確定因素,解決分歧,對審核結(jié)論達成共識

●適用時,針對潛在問題指出改進方向

●需要時,討論審核后續(xù)活動的安排

 

管理體系符合性和有效性評價

----文件與審核準則的符合程度

----體系的實施狀況及其有效程度

●管理者和員工的質(zhì)量意識

●質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的適宜性和實現(xiàn)情況

●主要過程和關(guān)鍵活動達到預(yù)期結(jié)果的情況

●資源狀況及滿足要求的能力

●產(chǎn)品質(zhì)量符合要求的程度和穩(wěn)定性,內(nèi)、外部失效的情況

●顧客滿意程度

----持續(xù)改進機制

 

審核結(jié)論

----審核結(jié)論是審核組在對管理體系的符合性和有效性進行綜合評價的基礎(chǔ)上,結(jié)合此次審核的審核目的,得出的最終審核結(jié)果

----不同的審核目的內(nèi)部審核,其審核結(jié)論不完全相

----內(nèi)部審核的審核結(jié)論通?梢园ㄒ韵聨追N:

●管理體系與審核準則的符合程度

●管理體系的有效實施、保持和改進

●管理評審過程在確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進方面的能力

 

審核過程中的溝通

----審核組內(nèi)部的溝通

----審核組與受審核方的溝通


五、末次會議

末次會議的要求

 

----會前準備充分

----審核組長主持

----與會人員可包括

審核組成員、受審核方的管理者

 

末次會議的程序

----重申審核的目的、準則和范圍

----提出審核發(fā)現(xiàn)

----宣布審核結(jié)論

----必要時,說明可能降低審核結(jié)論可信程度的情況

----適當時,討論糾正和預(yù)防措施的時間表

----適用時,針對潛在的問題指出改進方向

----需要時,受審核方代表簡短致辭


六、審核報告
 

審核報告

----編制人:審核組長或其他審核員

----責任人:審核組長

----沒有統(tǒng)一的格式

----內(nèi)容應(yīng)提供完整、準確、簡明和清晰的審核記錄

----通常由管理者代表審批

 

審核報告的內(nèi)容

----審核目的

----審核范圍

----審核準則

----審核組成員

----現(xiàn)場審核活動實施的起止日期

----審核發(fā)現(xiàn)

----審核結(jié)論

----適當時,可包括或引用其他有關(guān)內(nèi)容

 
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