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質量人,你到底會不會總結?

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-12-24  來源:食品論壇
核心提示:質量人,你到底會不會總結?

高手的厲害之處就在于,同樣一件事,他比你更善于總結。

一方面,當你看清自己一年的付出,哪些是真正創造價值的,哪些是“無用功”,你才會明白自己今后努力的方向所在;另一方面,當領導認識到了你的工作對公司正常運轉有重要價值,在你今后的質量工作及資源協調要求中才會給予你更多的支持。

所以這一次,趁著年底,大家都被各種總結折磨得痛不欲生的時候,我們來有針對性地探討、分析一個關鍵問題:你到底會不會總結?

第一步:確立框架

首先我們要了解,做年終總結的整體框架,從宏觀的角度去掌握,做一份年終總結需要準備哪些內容,年終總結分為四個部分

:今年做了什么工作

:今年工作中的不足

:明年的規劃以及改善措施

:對公司的建議

第二步:圍繞中心工作,量化工作成果

這里,我們就以剛才講的四大項目為例,來給大家拆解看看,到底該如何在每個部分都能更好展示自己的工作,同時又避免誤區。

一、今年做了什么工作

質量管理工作記錄的方方面面回顧與總結,不論職位高低,建議結合信息化管理系統,將一段時間所做的質量工作高效最大程度的量化,重要部分多以統計數據表格圖表直觀展示,更能說明情況,如:

1.GMP文件修訂維護管理量,文件控制狀況;

2.偏差調查處理量及總體效果評價;

3.各類認證、檢查缺陷整改量及總體效果評價;

4.變更控制處理量及總體效果評價;

5.各類確認與驗證計劃、風險評估實施完成量及總體效果評價;

6.變更控制管理處理量及總體效果評價;

7.人員培訓完成量及總體效果評價;

8.質量投訴處理量及總體效果評價;

9.設備原輔料包材供應商審計量及總體效果評價;

……

通過各項工作統計的詳細總結分析,發現當前主要存在的問題,分析公司產品質量問題事故處理,及帶來的損失,若能結合相應的銷售數據對比,更能直觀充分反映質量問題發生和處理不好帶來的后果。領導看在眼里記在心里,自然會更加認識到做好質量管理的重要性。

另外,工作總結最忌諱形式化,或者寫成一筆流水賬,匯報工作要有一個框架。

領導喜歡的匯報思維往往是以點帶面還是面面俱到?一分為二還是抓大放小?實在沒有辦法就試試一個觀點三個論據的結構,這就是所謂的“一個中心,三個基本點”寫作方法。

比如下面的案例,內容都是日常部門里面的零零碎碎,如果一筆流水賬自然沒有人認為你的工作做得好。


但是工作匯報中領導想看到的無非兩點:要么開源,要么節流。

如果業績不好,開源無能,那就說說為公司節約了多少成本,也可以變相突出自己任勞任怨、加班加點。

把總結與領導關心的問題直接掛鉤,說明你所創造的價值。寫匯報大致的思路不外乎于此。


經過調整的匯報結構非常好借助了領導的成本管理思維,且用領導熟悉的語言講話,有力說明了瑣碎的工作和重要的成本控制工作之間的聯系。

避免:

1.總結中出現大量“差不多”、“相對不錯”、“比較大的增長”等模糊詞匯;

2.對于成功的方案,主觀夸大事實;

3.在方案落地過程中出現的問題,急于劃清責任,指名道姓,打小報告;

4.事無巨細,沒有重點。

一整年的工作涉及方方面面,大小事情很多,無需事無巨細地對所有工作進行總結,芝麻西瓜一起抓。要清楚年度總結絕不是月總結或者周總結的堆砌,一定要抓住這一年來的工作重點和幾個突出的成績、亮點進行闡述,不能讓領導產生“事情做了不少,但都印象不深”之感。

要點:

1.數據殷實:不僅要有準確的數據,還要有多種類型的數據,寫清數據來源

2.寫清增長率:多和少永遠是對比出來的,沒有對比就沒有進步

3.數據可視化:采用扇形統計圖、柱狀統計圖等圖表,讓方案收益一目了然

4.多角度總結分析:采用SWOT分析法,將方案落地過程中的主要內部優勢、劣勢,外部的機會、威脅統一歸納,并總結提出改善的具體措施

5.計算投入產出比:方案從策劃到落地,消耗的資源和產出的收益比例,一定要清楚的附在最后,方便對比查看

二、今年工作中的進步與不足

可以采用不同度的對比方法:對比的度有兩個,第一是自己與自己,第二是自己與他人。

與自己對比。比如同樣的工作,相較于去年,自己在工作方法和效率上是否有所改進,去年出現的工作失誤,今年是否克服。

與他人對比。這涉及到同事、朋友,和其他公司同崗位的朋友。

與自己比,看有什么進步;與他人比,看有什么不足。

通過這樣的思考:看到了自己做了什么,了解了自己的進步,也知道了自己的不足,最后的總結自然水到渠成。

避免:

1.把個人生活缺點和工作缺點混為一談

2.照本宣科的寫一些“追求完美”、“學習不夠”、“沒有平衡家庭與工作”之類無關痛癢的話

要點:

1.不論寫什么,出發點一定要圍繞核心業務。性格急躁通常是缺點,但如果急躁恰是你這份工作需要的,那么這就是優點。

2.過分低調:對于自己的成績,寥寥帶過,對于失誤的地方和缺點,又檢視地過于細致。事實上,工作不足并不是把自己的缺點給說出來,而是巧妙的把不足之處向積極的方向轉化。

三、關于改善和建議

“沒有行動的計劃是無效的,沒有計劃的行動是致命的.

制定自己的規劃并且完成,其實本質就是在做項目管理。

為來年制定詳細工作計劃和質量工作項目指標,為減少質量管理工作正常開展的客觀阻力,明確向領導提出合理建議,良性引導,請求資源支持,保證持續預防,從根源上減少問題再次發生。

大家應該學著像一個項目管理者那樣思考:他們花費比別人更多(甚至多許多倍)的時間去拆分每一個任務,分配具體任務,制定切實可行的計劃,確保團隊中的每一個人都可以按進度完成任務。

而當你制定自己的年度規劃時,即便沒有公司給你的title,你依舊是自己人生的項目總監,為自己的人生負責。

最后別忘了,征求領導對自己后續工作的建議,了解自己在領導眼中的不足,有針對性的提升自己的業務能力。

要點:

1.計劃要能夠包含變化。你在做 2019 年計劃的時候,一定要設一個應變計劃,而且,有一部分一定是對未來或者對變化趨勢去做預測的。

2.要學會用政策、程序和規定這三個東西。政策是決定資源分配的安排,程序是獲得資源的流程,規定是獲得資源的條件。

3.對自己提要求,同事也對團隊提建議。優秀的人才永遠不會只關注自己,同事也會關注團隊,對團隊提建議會彰顯你的胸懷,以及目光長遠,即使你現在還不是領導。

4.把領導納入你的成績當中。這里不是拍馬屁,而是要你具體化領導在你工作中的指導作用,懂得感恩的人,以后的路才會越走越寬。

5.提出對未來工作的計劃和思考。這樣可以體現出自己的責任感以及工作熱情。

相信以上述要點做出一份年終總結之后,領導一定會重新認識眼前的你。就像我一直常說的那樣:善于總結的人,永遠比想象中的自己,更會工作。

編輯:foodqm

 
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