記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運(yùn)行過程，而過程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。

 

　　記錄的填寫要求：

 

　　1、記錄用筆要求

 

　　記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

 

　　2、記錄的原始性

 

　　記錄要保持現(xiàn)場運(yùn)作、如實(shí)記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動當(dāng)周記。做到及時和真實(shí)，不允許添加點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印，更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。

 

　　3、記錄的清晰準(zhǔn)確

 

　　記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的。即是證據(jù)，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過程做到位并確保事實(shí)記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。

 

　　4、筆誤的處理

 

　　在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。

 

　　5、空白欄目的填寫

 

　　有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填，怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。

 

　　6、簽署要求

 

　　記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

 

　　質(zhì)量記錄填寫有以下事項(xiàng)需要注意：

 

　　1、報(bào)表填寫必須完整，盡可能詳細(xì)，對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚，如不能填寫的內(nèi)容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

 

　　2、記錄要求準(zhǔn)確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進(jìn)行重填。

 

　　3、記錄不得隨便進(jìn)行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時在旁邊進(jìn)行簽名，并寫上日期。值得注意的是：

 

　　（1） 如是數(shù)字錯誤，應(yīng)將整個數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉。

 

　　（2） 簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或?qū)懩持魅巍⒛辰?jīng)理、某先生、某小姐等。

 

　　（3） 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2019年12月1日可寫為1/12.19或2019/12/1、2019.12.1等。

 

　　4、不準(zhǔn)使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準(zhǔn)用鉛筆填寫，一般不準(zhǔn)用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

 

　　5、記錄報(bào)表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2019年12月1日；流水號的填制必須按固定的編號規(guī)則進(jìn)行，流水號的填寫位置在報(bào)表的右上角。推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2019年12月的第15份報(bào)表的流水號為19/12/015。