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何為物料編碼？簡單說是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其他有關事項的一種管理工具。
在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。
一、物料編碼之功能
1、增強物料資料的正確性
物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數據更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現象不致于發生。
2、提高物料管理的工作效率
物料既有系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
3、利于電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。
4、降低物料庫存、降低成本
物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
5、防止物料舞弊事件之發生
物料一經編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發生。
6、便于物料之領用
庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。
二、物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
1、簡單性
編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字符號或數字上應力求簡單明了，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，并可減少其中的錯誤機會。
物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱為多級分類。
2、分類展開性
物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數字十進位，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數字十進位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。
3、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。
新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，并規定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發現物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
4、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。
5、一貫性
物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。
6、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。
7、組織性
物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
8、適應電腦管理
電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性，如編碼盡可能短、少使用其他符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。
9、充足性
物料編碼所采用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。
10、易記性
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優秀的物料編碼。
三、物料編碼的方法
目前工商企業所采用的物科編碼方法，主要有阿拉伯數字法：
阿拉伯數字法，是以阿拉伯數字作為物料編碼的工具，采用以一個或數個阿拉伯數字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準備物料項目與數字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關人員必須經過一段時間的訓練與適應才能運用自如。
以阿拉伯數字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：
1.連續數字編碼法
連續數字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關聯。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內，例如：1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”，其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。
2.分級式數字編碼法
分級式數字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如止已繼續進行下去。在分級式數字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。
表二為三種屬性的階級式數字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優點一方面顯示編碼的規律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數不夠用。
來 源（大類）材 料（中類） 用 途（小類）
1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件
2 = 外購 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料
3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品
4 = 化學品
3.區段數字編碼法
區段數字編碼法介于連續數字編碼法與分級式數字編碼法之間。使用位數較級次式數字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。
上述情形，如用階級式數字編碼法必須3位數，但如改為區段數字編碼則僅需二位數即可。
4.國際十進分類（U. D. C. ）
這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。
1895年的國際圖書館學會決定杜威的十進法為基礎，作更進一步發展，其后經眾多數學專家的確究與發展，最后完成所謂國際十進位分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規格。
所謂國際十進位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數字為代表，如此進行下去按金字塔Pyramid形態展開。其情形如下：
6 應用科學
62.工業技術
621.機械的工業技術
621.8 動力傳動
621.88 挾具
621.882. 螺絲、螺帽
621.882.2 各種小螺絲
621.882.21 金屬用小螺絲
621.882.215 丸螺絲
621.682.215.3 平螺絲
采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數字之后仍須繼續延長時時，即應加以“。”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產生均可插入原有物料編碼之系統而不混淆原有之物料編碼系統，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。
四、物料編碼的10個知識點
PDM的中文名稱為產品數據管理（Product Data Management）。PDM是一門用來管理所有與產品相關信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結構、權限信息等）和所有與產品相關過程（包括過程定義和管理）的技術。通過實施PDM，可以提高生產效率，有利于對產品的全生命周期進行管理，加強對于文檔，圖紙，數據的高效利用，使工作流程規范化。
在PDM系統中，管理的對象是產品的設計數據，而產品在生產的必須要有唯一的編碼。所以設計一套符合企業需求的編碼系統是上一套PDM系統的前提。本文介紹了關于編碼的10大要點，供讀者參考！
1. PDM為什么需要編碼
在PDM系統中，管理的對象是產品的設計數據，而產品在生產的必須要有唯一的編碼。所以設計一套符合企業需求的編碼系統是上一套PDM系統的前提。
當然，如果企業上的是圖文檔管理系統，類似Solid Edge Insight或者SolidWorks Enterprise PDM這樣的系統，由于管理的是文件而不是產品。那么有沒有編碼管理關系不大。
實際上，基于編碼的管理，也正是PDM和圖文檔管理系統的最大區別。
2. 編碼如何產生
不管有沒有PDM系統，實際上，生產企業都必須有一個編碼來代表一個產品或一個零件。傳統的方法是由企業的標準化部門來手工分配編碼。
如果企業已經上了ERP系統，那么編碼有可能由ERP系統來分配。
但如果企業上了一套PDM，設計文件的編碼再由ERP系統分配，就有點舍近求遠了。因為CAD/PDM是設計數據的源頭。設計數據的編碼由PDM系統自動分配是最合理的。
3. PDM的編碼與ERP的編碼有什么不同
PDM的編碼和ERP的編碼都是用來物料的，都需要有唯一性，這一點是相同的。而且PDM的編碼最好和ERP的編碼保持一致，這樣的話，在設計部門和生產部門之間就可以無縫地傳遞信息。但PDM的編碼與ERP的編碼有兩點不同。
第一，PDM的編碼只負責設計數據，不負責生產數據。例如原材料、毛坯件、加工設備、辦公用品，這類物料倉庫需要管理，生產也需要，但和PDM關系不大。這類數據的編碼應該在ERP系統中分配。
第二，PDM的設計文件會發生更改，更改后的設計文件編碼保持不變，版本會發生更新。而在ERP系統中，不同版本的零件實際上是作為兩種零件來處理的，不能相互替代使用。所以基本上ERP中的編碼相當于PDM中的編碼加上PDM中的版本信息。
4. PDM的版本和版次有什么區別
在PDM中進行CAD在線設計時，經常會修改文件，每改動一次，文件就會發生一次變化，如果把這些變化記錄下來，在PDM系統中叫做版次。
提示：在TC和SESP中默認保留的版次數是3個。版次一般用數字表示。
而設計完成后，結過校對、審核、審批，該設計零件被定型，可以用于生產時，在PDM中被稱作發布了一個版本。版本一旦被發布，任何人都不能對它進行修改。如果一定要修改，則必須發布一個新的版本。
提示：版本一般以大寫的英文字母來表示。
5. 編碼和圖號有什么區別
在許多企業，沒有上ERP以前，物料是用圖號來描述的。
但用圖號在PDM中描述物料是不合適的。原因有三點：
第一，圖號沒有唯一性。在企業中經常會有無圖件和表格件發生。圖紙和物料之間并沒有一對一的唯一性。
第二，圖號通常是從屬碼，即用某個型號的產品的第幾個部件的第幾個零件這樣的從屬關系來描述。這樣的編碼不適合由計算機來自動產生。
第三，圖號通常以某個項目或某個型號來作為前綴。這種圖號只適用于專用件，不便于將零件升級成為整個企業的通用件。
圖號可以作為一個屬性在PDM系統中保留，當然，也可以導出或用于搜索。
6. 編碼中是否可以體現零件的規格型號
有些企業希望在編碼中體現盡可能多的零件信息，例如自制/外購，零件的分類，規格型號等。
例如某企業的板材編碼分類是：11 X XXXX XXX。11代表板材；第一個X代表材料，1是冷軋鋼板，2是熱軋鋼板；XXXX代表厚度或直徑；最后的XXX代表流水號。舉例“1110025000”表示“冷軋鋼板GB/T708-1988，2.5mm厚”。
這種表示方法或許適合人類記憶，但卻不適合計算機處理。可是真的要讓倉庫管理員看見一個編碼就能知道這是什么東西，這也太難為倉庫管理員了。
而在PDM系統中，有無數的屬性可以填寫規格型號和名稱。搜索起來也很方便。例如剛才的冷軋鋼板。我們可以把它的圖號值設為“GB/T708-1998”，規格型號設為“2.5mm”，名稱設為“冷軋鋼板”，編號是“13567899”又有什么關系呢？反正我們到倉庫去領料時，可以把所有的信息都提供給倉庫管理員。
所以，我的意見是編碼中不需要包含屬性信息。
7. 編碼的位數
想一想企業用到的物料會有多少種？如果用到18位身份證那樣的編碼就顯然太離譜了。
另外，自定義編碼的位數應該是固定的，這樣的話，如果少一位就很容易看出來。
我的建議是無論如何不超過13位。
8. 編碼可用的字符
編碼應該容易識別，不容易產生誤解或抄寫錯誤，所以：
數字0～9可以用
大寫英文字母，可以作為前綴使用，不建議在編碼中部或后部出現。
小寫英文字母，在讀時，容易和大寫字母混淆，不建議使用
連接符“-”、“_”在抄寫時，容易丟失，不建議使用
其它特殊符號，如：“！#$%^&*（）+=[]{}|\/;:<>,.”一律不建議使用
中文字禁止使用，物料的名字可以放在物料名稱中。
9. 編碼的適用范圍
通常企業的編碼適用于企業內部。但隨著企業間協同的大力發展。設計數據中將包含越來越多的外購件，外協件。因此兼容供應商的編碼體系也必須是一個考慮的問題。
事實上，現在已經有了一些全球標準的編碼。
例如，所有超市中的商品都有一個13位的商品條碼，這個條碼是唯一的，企業的編碼至少應該能與之兼容。
10. 推薦的編碼樣例
我建議企業中的編碼應該采用一個字母開頭，加8位流水碼，例如“P00000001”，這在可以預見的將來，應該是完全夠用的。
如果某些物料僅在ERP系統內使用，在PDM系統中不存在，應該使用不一樣的字母前綴，例如“E00000001”
對于有商品條碼的外購件，直接采用13位的商品條碼。
如果本公司的零件在公司外適用，應該加上公司的名字，例如“P00000001@mycompay.com”。如果使用外部的零件，也應該用類似的編碼。
這樣的編碼體系應該能確保編碼在全球范圍內的唯一性。
提示：在TC和SESP中都自帶編碼工具，可以確保編碼的唯一性。
帶有版本和名稱的物料在公司內部的描述方式應該類似“P00000001/A-冷軋鋼板”。
