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食品工廠內的食品安全和質量合規表單通常由主管設計，一線員工填寫，作為食品安全管理者應提高記錄填寫的有效性，確保及時、真實。填寫監控記錄越容易，表格被完成的可能性就越大。如果表單設計不當，不適宜食品一線人員填寫，記錄的有效性就會大打折扣，影響食品工廠在被審核期間提供完整記錄的能力。
一、表單設計注意事項
在設計食品安全表單時，尤其是那些需要手工完成的表單時，要在可讀性和美觀性之間保持平衡。
應該有足夠的空間來記錄所需的信息。確保監控表單不擁擠。
監控表上的文字是可讀易讀的字體大小。
充分利用每個輸入字段和表單邊框周圍的空白。良好的間距有助于更好地完成表單。
理想情況下，在表單設計中堅持使用一種顏色。使用深色將有助于更好地復印。
不要試圖在食品安全表格中獲取太多信息。無論您需要記錄什么信息，都要確保它是相關的。
二、信息相關性
在設計表單之前，首先需要確定它的目的和要收集的信息的目的。
要確定信息的相關性，請問自己以下問題：
通過填寫這份食品安全表單，我們想達到什么目的？遵守法律？是否符合認證標準要求？捕獲關鍵業務信息？如果無法將相關性追溯到其中之一，你應該不得不思考為什么我們還要記錄這些東西？
這個記錄，如果是自己做，會覺得麻煩嗎？例如一線員工經常是一邊要趕著生產，一邊還有帶著濕的手做記錄。
因此建議在設計記錄，特別是要讓一線員工記記錄，就應多到現場觀察，該如何讓員工方便并理解這份記錄的重要性。
三、持續的數據輸入
許多記錄需要員工按一定頻率不斷的進行記錄，這就需要有相應的方式提醒員工記錄的時間點，例如每隔一小時做些記錄，要考慮如何提醒員工，另外是否需要保證掐著點做記錄。
四、需要記錄的信息
食品安全表單和隨后的食品安全記錄至少應包括以下內容：
1. 文件控制信息
包括表單名稱和某種類型的文檔控件是基本要求。文檔控制的示例可以包括發布日期、版本號、文檔日期。空白記錄本身也是文件的一種表現形式，應受控管理。
2. 日期和時間
記錄日期和時間表明事件發生的時間。所有記錄應實時完成。這意味著，將在進行事件時記錄該信息，例如 GMP 檢查或 CCP 監控。確保日期包括“年”，時間包括“上午或下午”以及具體的時間點**時**分。
3. 監測結果
完成食品安全記錄的主要目的是獲取過程信息。如果記錄中沒有記錄信息，則很難證明或證明活動已完成。簡而言之，確保所有結果都按要求記錄（好或壞）。
4. 完成記錄的人的姓名和簽名
包括完成監控的人員的姓名，并且在大多數情況下還包括該人員的簽名，簽名應工整。如果后期食品出現任何問題，可以方便進行記錄追溯。
5. 產品名稱和批號
記錄產品名稱和批號不僅有助于可追溯性，而且在適當的情況下也是一項法律要求。
6. 設備設施名稱和/或位置
養成記錄設施名稱和/或設施位置的習慣。這可以包含在初始表單設計中，以節省食品處理人員填寫此信息的時間。特別是多生產車間，設備、工藝等都相同的區域，請同時記錄站點位置。
7. 食品安全記錄驗證
記錄都需要被驗證，因此每份記錄通常都需要預留核查人簽名位置。該過程旨在驗證沒有遺漏任何問題、滿足工藝參數以及有效且正確地完成記錄。當強大的記錄驗證系統到位時，可以更快地識別問題。
五、審核和核實記錄
定期審查食品安全和質量合規記錄可以深入了解食品安全系統關鍵要素的狀態。審查提供了識別監測數據趨勢的機會。通過識別趨勢，我們可以問自己許多不同的問題，例如：
我們是否仍在生產安全食品的軌道上？
系統開始失控了嗎？
這件設備是不是開始失效了？
我的員工需要再培訓嗎？
六、記錄管理系統
食品安全和質量合規記錄的管理，應考慮：
保留時間
記錄控制
儲存，短期和長期
檢索
處理
記錄保持的時間，要充分參考產品的保質期時間。
七、記錄造假
受過訓練且精明的核查人員很容易發現記錄造假。以下這些情形，都可能是不良的記錄：
記錄過于干凈，例如在水產車間，記錄難免有水漬。
記錄時間過于工整，例如都是整點進行記錄填寫。
記錄之間的關聯時間不對，例如罐頭產品還未罐裝，該批次殺菌已經開始。
明顯的涂改，不同筆跡相同姓名的簽字。
不符合設備特性的記錄曲線，例如殺菌設備的溫度圓盤記錄儀，溫度記錄曲線有其特有的特征。
記錄的數值與用于測量的儀器能達到的精度不相符。
