今天我們來站在供應(yīng)商的角度，聊聊如何應(yīng)審？也就是說當(dāng)客戶來審核的時候，你到底應(yīng)該做哪些準備工作，配合客戶高效完成審核，同時讓客戶感覺你們是一家不錯的，靠譜的，放心的供應(yīng)商。我來說說我的想法，然后同行可以補充～

 

 

       作為供應(yīng)商，具備一定的應(yīng)審經(jīng)驗是必要的。這些應(yīng)審經(jīng)驗不是說騙客戶，而是配合客戶高效，準確地完成客戶想要確認的關(guān)鍵點，同時將你們的優(yōu)勢展示給客戶，讓客戶放心。客戶審核也不是要確認你們是一家100%完美的公司，而是要確認你們有足夠的生產(chǎn)能力為客戶生產(chǎn)某產(chǎn)品，你們有足夠的檢測能力為客戶識別不良保證質(zhì)量，你們有足夠的反應(yīng)速度為客戶解決發(fā)生的問題，你們有足夠的質(zhì)量意識為客戶提出建樹性意見。能滿足上述這4個足夠，你們就足夠稱職！

 

       對于SQE來講，肯定一家供應(yīng)商要比否定一家供應(yīng)商難度大的多。如果一個SQE想否定一家供應(yīng)商不適合生產(chǎn)某產(chǎn)品，易如反掌。但是如果讓一個SQE來肯定一家供應(yīng)商能夠保質(zhì)保量生產(chǎn)某產(chǎn)品，這還是有一定難度的。因此在整個過程中，需要供應(yīng)商配合，積極地高效地專業(yè)地給客戶展示你們有充足的能力為其代工生產(chǎn)，這便是應(yīng)審的終極目的！

 

       那么供應(yīng)商應(yīng)該如何配合SQE的過程審核，讓客戶滿意放心呢？讓我們進入主題。

 

1  清晰了解客戶的訪問行程安排，提前做好準備工作

 

       客戶來訪前，作為供應(yīng)商一定要拿到客戶準確的行程安排。什么時候到，乘坐什么交通工具，幾個人，分別是什么級別的人員，是否有老外<包括東洋，西洋，南洋>。

 

       這些信息有什么用呢？

 

       客戶的日程安排決定了你們現(xiàn)場的生產(chǎn)安排，客戶的到達和離開時間是你們接送的重要指引信息。有多少人來，分別是什么級別，決定了你們應(yīng)審團隊的組成人員，不要出現(xiàn)客戶來了3個人，你們2人應(yīng)審捉襟見肘的，客戶的效率必然會低很多，客戶審核不能第一時間被應(yīng)對，那么客戶會覺得你們的態(tài)度有問題或者你們后期量產(chǎn)后的反應(yīng)速度也不會很及時有效。

 

       客戶來訪人員是否有老外，這條信息決定了你的接待工作需要具備哪些軟性條件：包括飲食，翻譯等相關(guān)細節(jié)。如果來訪的客戶有日本人，你們是不是需要提前準備個日語翻譯呢？當(dāng)然客戶肯定會有翻譯，如果你們能有個翻譯會讓客戶覺得你們考慮的周到。畢竟日本人的英語還是有些蹩腳，如果大家都用第三方不熟悉的語言交流，總有些低效和距離感。

 

 

2  客戶審核用到的問卷資料

 

       供應(yīng)商在準備應(yīng)對客戶審核前，需要提前拿到客戶審核的問卷資料，當(dāng)然一般SQE在審核前的郵件交流中肯定會發(fā)給供應(yīng)商，但也不排除有些SQE的專業(yè)性而疏忽這個細節(jié)的。如果真的沒有發(fā)給你們，建議供應(yīng)商積極地去跟客戶要審核問卷。

 

       因為每家客戶都會結(jié)合自己的產(chǎn)品特性制定自己的過程審核問卷，雖然都是VDA6.3的衍生版本，但是多多少少會有增減。尤其是關(guān)鍵項的定義上，可能會有不一樣。所以供應(yīng)商最好積極地拿到客戶即將使用的問卷內(nèi)容，提前確認客戶的審核重點，做好準備。這樣客戶在現(xiàn)場審核交流的時候，你們不會覺得陌生或者唐突。

 

 

3  關(guān)于接客戶

 

       前面說過，你們需要確認客戶的到訪人數(shù)，就是為了在接送的時候不要出現(xiàn)尷尬。客戶來4個人，你們派司機開一輛5座豪華轎車前往接送，司機發(fā)現(xiàn)一個客戶純純美國加州人，200多斤，剛一上車后排就滿了，剩下3個人尷尬地站在車外，悶熱的天氣讓他們汗如雨下。這時候，腫么辦？但如果你們提前安排另外一輛7座的，那尷尬本身就不存在了～

 

       去年我去韓國出差，一行同事4人，2個德國人，還好他們都很瘦，但個子很高。供應(yīng)商也算是很認真的了，提前把我們的信息確認好了。但是，問題是他們?nèi)ソ游覀兊臅r候，開到一半覺得一輛5座的車接4個人有點小，怕出現(xiàn)尷尬就電話給我，讓我們再等15分鐘，他們再派一輛車過來。我覺得這家供應(yīng)商已經(jīng)很好了，因為他們意識到了人多車小的問題，但是問題應(yīng)該是他們在來接我們的路上意識到的而不是提前應(yīng)審會議上意識到的。所以還是比預(yù)計的時間晚了半小時才到，這也讓我們高管有些不爽～

 

       關(guān)于接送客戶還有一點就是不要讓客戶被冷落，這是什么意思呢？

 

       如果拜訪供應(yīng)商的過程中會出現(xiàn)兩種情況，大家來感覺下這兩種供應(yīng)商給你的感覺和你會做出的決定：

 

A:供應(yīng)商的司機會在我到達車站前，電話給我告知他已經(jīng)到達車站，具體在哪里等待，建議的碰面地點。

等我上車后，又告知我大約多久可以到達他們工廠內(nèi)；在快到達工廠內(nèi)的時候，司機會電話他們內(nèi)部接待人員，大約幾分鐘后到達；等我到了，看到相關(guān)的人員已經(jīng)在門口等候了。

 

B：你已經(jīng)到達車站，在出站口等了幾分鐘，沒人理你。然后你電話他們聯(lián)系人，他們說司機已經(jīng)在路上了或者他聯(lián)系司機確認司機目前在哪里。更可惡的情況是：司機搞錯了時間或者調(diào)度人員安排錯了，麻煩再等一會兒。

 

       等了所謂的一會兒，你被接走了，也不知道什么時候到工廠，到了工廠司機走了，你一個人不知所措，站在辦公樓門口冷冷地打電話聯(lián)系相關(guān)人員。片刻，相關(guān)人員氣喘吁吁地跑過來帶你走進會議室。

 

 

4  關(guān)于審核路線的安排

 

       作為供應(yīng)商，在拿到客戶的審核日程安排后，安排好接送和食宿。接下來就是要根據(jù)客戶的審核日程安排，為客戶設(shè)計一條審核路線或者參觀路線，同時按照客戶的審核安排通知好相關(guān)部門客戶具體到達相關(guān)部門的時間，相關(guān)部門做好準備。同時，客戶一般會按照生產(chǎn)的流程圖一步一步往下走，但是如果你們的部門排布流程有更高效的方式進行審核，你們也可以建議客戶按照你們的流程完成審核。

 

       比如你們的IQC倉庫和出貨倉庫在一起，那么客戶在審核來料相關(guān)事項的時候就可以將完了品的管理一起看完，這樣就不用一堆人一次一次的來回穿梭在工廠中了。

 

 

5  陪審的過程中

 

       審核過程中，一個成熟的有經(jīng)驗的SQE是非常清晰知道他要看什么，同時只要是SQE認為非常關(guān)鍵的控制點，他會打破沙鍋問到底，因為他想確認你們的生產(chǎn)，檢驗，管理都是達標的。在這個過程中，一方面SQE是在識別確認風(fēng)險點，另外一方面也是在指導(dǎo)供應(yīng)商如何做好過程控制，為什么要做這方面的控制。所以，在審核過程中要有意識地主動傾聽SQE的問題，然后快速給出相關(guān)的證據(jù)，同時一定要嚴格執(zhí)行ISO9001的基本要求，在現(xiàn)場的就要放在現(xiàn)場，不要在審核的過程中東奔西跑的，一會去這里拿，一會去那里找。

 

       理論上講，SQE審核過程中需要的現(xiàn)場資料，不能第一時間拿出來，SQE有理由認為你是沒有相關(guān)的標準要求或管理記錄。這不是吹毛求疵放大問題，而是本來就應(yīng)該在現(xiàn)場的東西，你們卻沒有放在現(xiàn)場，這跟現(xiàn)場沒有或者你們沒做相關(guān)工作是等同的，這是一種意識問題。現(xiàn)場規(guī)定了滅火器的擺放位置，結(jié)果你告訴我滅火器你們統(tǒng)一放在倉庫，你說這是不是很氣人呢。生產(chǎn)管理相關(guān)的文件，記錄也是一樣的。

 

       我在審核過程中也遇到過很多，比如關(guān)鍵電性能檢測作業(yè)指導(dǎo)書不在操作現(xiàn)場，過了10幾分鐘拿過來一份，這樣的話，作業(yè)指導(dǎo)書已經(jīng)失去了其指導(dǎo)的意義。那么我必須給你開一個不符合項目，因為這是管理問題，不單單是針對你這個電性能的作業(yè)指導(dǎo)書不在現(xiàn)場這么簡單而已。 

 

       在審核過程中，不要跟SQE互相掐架，有就是有，沒有就是沒有，也不要討價還價，這樣只會讓SQE更加變本加厲地深度挑戰(zhàn)你們。可以互相溝通，探討，確認。但是不要指鹿為馬，強詞奪理！當(dāng)然，SQE也不要指鹿為馬的審核，這就是職業(yè)素養(yǎng)問題了。

 

       另外，在陪審的過程中，供應(yīng)商一定要有一個人全程陪同并且做好相關(guān)的問題點記錄。這里我也建議SQE讓自己的供應(yīng)商養(yǎng)成陪審記錄問題點的習(xí)慣，別什么事情都SQE記錄下來，然后末次會議總結(jié)給你。供應(yīng)商如果想表現(xiàn)得專業(yè)點，就主動點，這沒什么錯。

 

       還有一種令人反感的供應(yīng)商的做法就是：

 

       現(xiàn)場審核發(fā)現(xiàn)作業(yè)文件缺失某些內(nèi)容，于是SQE提出問題，供應(yīng)商立刻讓質(zhì)量工程師更新作業(yè)指導(dǎo)書，然后等末次會議的時候就把更新的作業(yè)指導(dǎo)書拿出來，說你看我們改掉了。

 

       這樣的供應(yīng)商恰恰是沒有完全理解體系的作用，因為現(xiàn)場操作的作業(yè)指導(dǎo)書是來源于上層開發(fā)文件的，你單單即刻更新作業(yè)指導(dǎo)書，只能讓SQE覺得你們?nèi)魏蔚奈募�編制都是很隨意的，沒有思考的，沒有體系的，沒有管理流程，反而越描越黑！這不是積極，反而是暴露了更多管理問題，讓SQE更加不信任你們！

 

       這就好比一個笑話：

 

       古時候戰(zhàn)場上一個士兵被弓箭射到屁股，然后他跑到外科醫(yī)生處醫(yī)治，醫(yī)生拿起剪刀將露在屁股外面的弓箭剪斷，然后說好了。

 

       士兵很郁悶，問：“可是弓箭頭還在里面啊？”

 

       醫(yī)生說：“我是外科醫(yī)生，只負責(zé)外面”

 

       這就是一個沒有體系概念的例子，所以供應(yīng)商千萬不要這么做：哪里錯了立刻更新哪里～

 

 

6  關(guān)于末次會議

 

       末次會議上，SQE會將審核過程中所提出的問題做一一陳述，同時解釋為什么有這個要求，你們的符合性。末次會議上，建議大家暢所欲言，百家爭鳴地跟SQE交流問題，針對SQE的問題和你們實際的現(xiàn)狀以及你們對問題的理解程度做深入溝通，同時針對SQE審核提出的問題有異議可以發(fā)表自己的見解，SQE也需要一一解答。

 

       最反感供應(yīng)商一口一個感謝指導(dǎo)，一口一個感謝幫忙，但是對于SQE提出的問題不接受，不理解，不整改！

 

交流，深度交流，深度理解客戶的要求，這樣你們才會在接下來的整改中思路清晰，執(zhí)行有效，否則都是在敷衍！

 

SQE還有5分鐘到達工廠，請做好準備！每一個會應(yīng)審的供應(yīng)商都不是簡單的做好表皮工作，而是實打?qū)嵉卦趨f(xié)助SQE高效，準確地完成工作。