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01 質量記錄的定義和概念
定義：
為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。
質量記錄為證明滿足質量要求的程度或為質量體系的要素運行的有效性提供客觀證據。
質量記錄的某些目的是證實、可追溯性預防措施和糾正措施。
記錄可以是書面的，也可以是貯存在任何媒體上。
概念：
質量記錄是質量體系文件的一組成部分，任何質量活動均會產生質量記錄，因此質量記錄的確立、編制和管理對質量體系的運行會產生重大影響。
02 基本內容
a. 產品、項目或合同質量形成過程和最終狀態的證實記載；
b. 上述證實記載與要求狀態的驗證記載；
c. 質量體系運行記載以及驗證其有效性是否達到預定要求或合同規定要求的記載。
對質量記錄的控制內容規定：
對于硬件、軟件和流程性材料產品的質量體系的質量記錄至少應控制下述記錄：
(1)檢驗報告；
(2)試驗數據；
(3)鑒定報告；
(4)驗證報告；
(5)審核報告；
(6)物資材料評審報告；
(7)校準數據；
(8)質量成本報告；
對于服務產品的質量體系的質量記錄至少應提供并控制以下信息；
(1)實現質量目標的進展情況；
(2)顧客對服務質量的滿意水平和不滿意程度；
(3)質量體系評審和改進服務的結果；
(4)質量趨勢的分析；
(5)糾正措施及其效果；
(6)分供方的工作績效；
(7)人員的技能和培訓狀況；
(8)與競爭對手的比較。
03 作用的特點
a. 可操作性：
指導操作性使用的一種文件，因而明確、具體、實用。
b. 可檢查性：
質量記錄反映操作者的實際操作活動，具有數量化和特征化，因而可以檢查和評價。
c. 可追溯性：
要需要追蹤了解查明原因時對通過質量記錄查明情況，從而可以有針對性地采取預防和糾正措施。
d. 可見證收：
為企業進行內部或外部質量體系審核提供證據，它可以證實是否已實施了規定的質量體系要求及實施的程度。另外質量記錄也可以反映對不合格采取了哪些糾正措施。
e. 系統性：
記錄了整個質量活動的完整過程，因而具有連續性，也為管理者分析質量問題、質量發趨勢提供依據，同時也為質量成本分析、統計技術的運用提供了依據。
04 ISO9001對質量記錄的要求主要有
a. 管理評審記錄；
b. 合同評審記錄；
c. 設計評審、設計驗證記錄；
d. 合格的分供方記錄；
e. 需方提供物資的記錄；
f. 產品標記記錄；
g. 工房、設備和人員的鑒定記錄；
h. 進貨檢驗和試驗記錄；
i. 緊急放行物資記錄；
j. 工房檢驗和試驗記錄；
k. 最終檢驗和試驗記錄；
l. 檢驗、測量和試驗設備的校準記錄；
m. 試驗硬件和軟件檢驗記錄；
n. 檢驗和試驗狀態記錄；
o. 不合格品記錄；
p. 不合格品評審和處置記錄；
q. 內部質量審核記錄；
r. 培訓記錄；
s. 文件修改記錄；
t. 糾正和預防措施記錄；
u. 客戶投訴記錄；
另外為完善質量體系至少應補充以下質量記錄：
a. 質量成本分析報告；
b. 服務記錄。
05 編制質量記錄的要求
a. 內容完整有效
項目內容完整，反映須記錄的重要項目，記錄表格中無缺項、漏項等；
填表人或編制人、審核、批準人、日期等確保質量記錄的有效性和可追溯性。
b. 質量記錄應標準化
標準化的質量記錄既便于填制，也便于統計分析，同時也為進一步使用計算機進行信息管理打下基礎。如有國際、國內或行業標準格式應盡量采用。
c. 質量記錄應實用，符合質量管理需要
質量記錄應反映質量體系運行的情況，對那些不能為質量管理和質量保證提供依據的信息，不應在質量記錄中體現。
d. 質量記錄的真實性和準確性
質量記錄填寫需規范化，字體大小一致，應盡量減少涂改，如有涂改則應蓋上涂改人校對章或簽字確認。
06 質量記錄的管理
a. 質量記錄的標記
標記可分為：分類標記，分級標記，分部門標記和統一標記。
標記方法可以用英文字母或阿拉伯數字表示，也可以以顏色來標記分類，目的是使使用者一看便知質量記錄是什么類別的。
b. 質量記錄的收集
收集分為按規定時間間隔收集、按部門收集及按類別收集。對連續生產的組織來說按時間收集較佳，而對按項目生產和制作的組織來說按項目或類別收集較好。
c. 質量記錄的編目
先編制索引以供檢索調用。
d. 質量記錄的貯存
貯存形式：紙、硬盤、軟盤、錄像帶、錄音帶、微縮膠卷等；
貯存條件：防火、防蟲、防潮、防遺失、防損失，合適的溫溫度。
保存期：如合同或法規有規定則按合同或法規執行，如沒有一般可對質量記錄按重要性分級確定保存時間，對重要的質量記錄應保存5－7年。
e. 質量記錄的過時處理
對于已過時的質量記錄及時收回，銷毀保證實際使用的為最新版的質量記錄，對于微小的質量記錄修改可以以在修改處蓋章的方式繼續使用，對于由于質量手冊、程序文件變更而引起的質量記錄變更應及時通知有關部門的使用者采取修改、變更。
