一、應用過程方法策劃質量體系

 

       應用過程方法策劃質量體系是不可逾越的第一步，必須解決四個基本問題：

 

1、首先確定過程

 

2、其次確定程序（達成過程質量要求的方法、包括過程指標）

 

3、再確定資源

 

4、最后分配職責權限

 

       以上四個方面，再加上“顧客要求”（輸入）、“顧客要求被有效實現”（輸出和績效），這就是“過程識別”的基本框架。

 

       從質量管理的角度看，過程識別的出發點是建立有效實用的質量體系，而質量體系又是實施組織管理活動的基礎和運行支撐，應用過程方法來識別過程，必須遵循質量管理的基本原理。產品質量的管理，從市場調研過程開始、貫穿于產品設計過程、工業化過程、采購過程、生產過程、控制檢驗過程、包裝儲存交付過程、售后服務過程等。再加上支持這些過程有效運行的其他過程，也稱為“支持過程”或“管理過程”，就構成組織基本的“過程集合”。

 

       這些就是過程方法應用于組織對過程的識別，以及過程所定義的績效指標，包括過程間的相互作用。

 

 

二、過程與程序的關系

 

        過程是質量體系中的主體，程序為輔，程序不能替代過程。過程是活動，活動有績效，程序是途徑，程序有繁有簡，沒有績效。

 

       從烏龜圖的分析可以了解到，通常情況下，一個過程有一個程序或多個程序支持，反之一個程序，也可以支持一個或若干個過程，但是這有一個前提，先有過程的劃分識別展開，然后才有過程活動的路徑--程序，如果超越對過程的識別和展開，缺乏對質量體系中過程的界定、分類，在沒有分析清楚過程起始點（過程是什么）及過程管理范圍（過程管什么）之前，就編制和指定程序，就會造成程序與過程的脫節，使得程序的存在成為無源之水，漂浮在質量體系之中，不能融入到實實在在的過程中。

 

       在策劃和確定了這些“文件化的過程”之后，再通過“過程方法”的分析（比如借助烏龜圖的形式），建立程序。這個程序，如果需要寫成文件，才稱之為“文件化的程序”。

 

三、過程與標準條款要求的關系

 

標準條款要求就是指標準中的每一個“應”。

 

        過程是利用輸入實現輸出的活動，這個活動不是任意的、無約束的，標準條款就是約束這個活動的要求，也就是說，過程的輸入、活動的流程、過程的輸出，都必須符合標準條款的要求。

 

       在標準中，各條款要求按“應”描述，這其中的每一個條款要求都必須有唯一的一個過程來實現。如果策劃質量體系的時候識別為一個標準條款要求由兩個或多個過程來實現，這是過程方法的誤用，也違反了管理簡單化原則。反過來一個過程可以實現一個或多個標準條款的要求。

 

       過程方法的有效應用，取決于如何正確地將每一個標準條款要求（標準中的“應”）納入到過程中，是對過程結果（輸出和績效）的要求，還是對構成相互作用的一組活動的要求，即是實現過程的結果，還是使用過程的結果。

 

 

四、過程與職能部門的關系

 

       過程方法的應用，從質量管理的角度看，出發點是建立運轉有效適用的質量管理系統和秩序，利用有限的資源，發揮各職能部門的最大作用，實現組織的既定目標。

 

       職能部門圍繞著產生、形成、實現、使用和衰亡的過程，由此形成的質量職能有：銷售職能、設計職能、生產職能、采購職能、檢驗職能、服務職能等。在這里，可以把職能理解為過程。這些質量職能，在組織內部，由各職能部門分別承擔，但是，在質量職能和職能部門之間，或者說在職能和部門之間不是一一對應的關系，某一項職能（或過程）可能是由多個職能部門來承擔，這就需要對過程進一步展開、細化，需要應用過程方法中的程序來描述和界定。

 

       在過程分析中，特別要界定不同職能部門在相鄰過程或子過程之間的接口。要清楚界定前述的過程起始點（過程是什么）及過程管理范圍（過程管什么），否則造成職能部門之間的推諉和不作為。

 

       組織的過程存在大小、層次的差異，每一個過程都是由不同的職能部門，依靠不同的專業人員，在不同的崗位上利用有關的資源，遵守一定的規則共同完成，如果對過程不加展開，將過程劃分為若干個在某一個職能部門或職能崗位可以完成的子過程，那么組織現有的職能劃分、資源配置、制度規則將很難融入到質量體系中，而變得無法操作，構建的質量體系也會因為功能性薄弱、缺乏實際意義，這同樣不是正確的過程方法應用。