對管理體系進(jìn)行評審，以確保管理體系具有持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，但在實(shí)際管評中常有管理評審策劃簡單、針對性不強(qiáng)，存在形式化、套路化等突出問題，使管評未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

 

       所以本期我們結(jié)合前輩們的有效經(jīng)驗(yàn)做法，對更有效管評的方法進(jìn)行探討，希望對大家有所幫助！

 

1. 做管理評審的意義

 

2. 管評存在的常見問題

 

3. 提高管評的有效經(jīng)驗(yàn)

 

 

一、做管理評審的意義

 

        部分檢測機(jī)構(gòu)僅將管理評審理解為符合外部要求的例行動(dòng)作，忽略了其真正的意義。

 

        有效的管理評審可幫助檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理層及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確地掌握自身運(yùn)行狀況，掌握各階段目標(biāo)的實(shí)時(shí)進(jìn)度，查找實(shí)際工作與預(yù)期計(jì)劃之間的差距，客觀評價(jià)質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，通過采取糾正與預(yù)防措施，確保質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的落實(shí)，提高實(shí)驗(yàn)室工作效率和整體素質(zhì)水平，促使實(shí)驗(yàn)室工作滿足客戶需求，增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室的綜合競爭力。

 

 

二、管評存在的常見問題

 

        通過找到管理評審中存在的問題，能夠幫助檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)一步提升管理評審質(zhì)量，可分為評審匯總常見問題和日常實(shí)施中的常見難點(diǎn)：

 

1. 評審匯總的常見問題

 

        通過查閱CNAS發(fā)布的評審案例中發(fā)現(xiàn)，管理評審仍然存在較大提升空間，問題主要集中在：

 

輸入要素不全面、不具體；

 

缺少管理評審輸出；

 

管理評審輸出沒有進(jìn)行后續(xù)的跟蹤與驗(yàn)證等。

 

2. 日常實(shí)施中的常見難點(diǎn)

 

部分機(jī)構(gòu)的管理評審在日常實(shí)施中仍存在很多問題，例如：

 

管理者在管理評審中發(fā)揮的作用不顯現(xiàn)；

 

管理評審策劃簡單粗放，制定計(jì)劃不周密、不詳細(xì)；

 

        管理評審內(nèi)容重點(diǎn)不突出，沒有對實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行中易出現(xiàn)問題、新環(huán)境、新開發(fā)業(yè)務(wù)等進(jìn)行重點(diǎn)突出，識別風(fēng)險(xiǎn)；

 

        計(jì)劃評審時(shí)間倉促，參與人員無法對評審要素和各輸入材料做充分準(zhǔn)備；

 

缺少對管理評審中相關(guān)要素的過程監(jiān)督管理；

 

        參與管理評審人員對該工作理解不全面，管理評審自身的持續(xù)改進(jìn)工作關(guān)注度不夠等。

 

 

三、提高管評的有效經(jīng)驗(yàn)

 

1. 制定細(xì)化的管理評審策劃方案

 

        部分機(jī)構(gòu)的管理評審策劃僅制定了評審實(shí)施的預(yù)期時(shí)間、參加的部門或人員及管理評審輸入要素名稱等，這類不全面的策劃在最終執(zhí)行過程中很難支撐完成有效的評審。

 

所以，在策劃管理評審方案時(shí)，應(yīng)至少關(guān)注以下4點(diǎn)：

 

（1）管理評審時(shí)間應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作

 

       管理評審間隔不應(yīng)超過12個(gè)月，部分檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理評審的時(shí)間比較隨意，可能會選擇全年的任意月份，這種策劃大多未與日常實(shí)際工作融入，考慮到全年工作閑忙的實(shí)際情況，管理評審時(shí)間策劃時(shí)可考慮以下情況。

 

        管理評審覆蓋的15個(gè)輸入要素中，幾乎所有要素涉及的內(nèi)容在日常工作中都可能會發(fā)生變化，這些可能對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)產(chǎn)生重大影響，因此應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)開展管理評審。例如：外部法規(guī)、CMA等文件發(fā)生重大變化；某外部審核或投訴發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合等。

 

        可選擇與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)其他總結(jié)工作同時(shí)進(jìn)行，例如：部分檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)會選擇年底或年初等。

當(dāng)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)地址發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行管理評審。

 

（2）管理評審方式應(yīng)融入日常工作

 

        檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通常都有年終總結(jié)，以及月度總結(jié)或季度總結(jié)，精細(xì)化管理的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可能還有各類市場會議、技術(shù)會議及質(zhì)量會議等。某些大型機(jī)構(gòu)還有黨工團(tuán)等組織，這些組織常會組織培訓(xùn)或組織各類活動(dòng)，例如：對管理的群策群力討論、對工作流程的改進(jìn)創(chuàng)新等。這些不同性質(zhì)、主題或時(shí)間的會議可視為不同相關(guān)要素的評審，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可加以細(xì)化與運(yùn)用。

 

（3）輸入要素要求應(yīng)可量化

 

       管理評審的輸入要素，如有可能應(yīng)在策劃方案中進(jìn)行量化或細(xì)化說明，以便管理評審時(shí)進(jìn)行有效性評價(jià)。例如：考慮政策和程序適宜性時(shí)，應(yīng)給出適宜性的評價(jià)方法，可根據(jù)自身情況使用計(jì)分或結(jié)果占比等方法；考慮工作量時(shí)，可采用平均人日數(shù)、平均工時(shí)、平均案件量等方法進(jìn)行評價(jià)。

 

（4）輸入要素應(yīng)強(qiáng)化歸屬部門

 

       管理評審輸入要素涉及外部、內(nèi)部、資源、流程、技術(shù)等多方面，其內(nèi)容來源與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門有很強(qiáng)相關(guān)性，應(yīng)細(xì)化各部門職責(zé)，以保障各要素內(nèi)容的全面性和代表性。例如：在考慮檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)相關(guān)內(nèi)外部因素變化時(shí)，對于負(fù)責(zé)市場的部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注整體市場、地域市場、競爭對手等內(nèi)容，對于負(fù)責(zé)資質(zhì)維護(hù)的部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注法律法規(guī)的變化、行業(yè)的發(fā)展定位和變化等。

 

2. 宜實(shí)施全過程管理

 

        過程管理在GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)中已被廣泛應(yīng)用。從GB/T 27025-2019《檢測和校準(zhǔn)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)能力的通用要求》附錄B能夠看出，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)也是參照GB/T 19001進(jìn)行運(yùn)作，但在GB/T 27025中過程管理要求較為籠統(tǒng)，從而使檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)忽略該問題。建議參考GB/T 19001進(jìn)行過程管理，并重點(diǎn)關(guān)注以下幾方面。

 

（1）確定檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)的各個(gè)過程

 

       GB/T 27025給出了檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)運(yùn)作示意圖，描述了檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)過程、質(zhì)量過程、資源過程等。檢測機(jī)構(gòu)可結(jié)合實(shí)際工作細(xì)化各過程。例如：可采用單一來源過程分析法（烏龜圖法）、工作表等方式進(jìn)行細(xì)化。

 

（2）完善各活動(dòng)過程的文件要求

 

       檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合細(xì)化的活動(dòng)流程制定或完善相應(yīng)文件，以保障過程動(dòng)作的規(guī)范，保障各過程活動(dòng)的有效性。仍以管理評審活動(dòng)為例，應(yīng)在文件中詳細(xì)描述各部門及崗位職責(zé)和權(quán)限、工作順序、評審指標(biāo)、人員能力、各要素材料的監(jiān)測時(shí)機(jī)方法及量化要求等。

 

（3）做好活動(dòng)過程的評價(jià)與改進(jìn)

 

        通過對過程的評價(jià)才能掌握檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)的有效性，評價(jià)也是過程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在評價(jià)時(shí)，評價(jià)人員應(yīng)對評價(jià)的方法和過程較為熟悉，應(yīng)能夠準(zhǔn)確識別過程中存在的問題，必要時(shí)應(yīng)使用該過程工作之外的人員進(jìn)行評價(jià)，以便更客觀地反映實(shí)際情況。

 

        應(yīng)對評價(jià)結(jié)果進(jìn)行整理與分析，可采用PDCA或其他方式，持續(xù)改進(jìn)該過程。例如：持續(xù)修訂文件要求，來保持文件與實(shí)際工作的相符性，增加人員對該工作的理解支持；如可結(jié)合日常經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行文件修訂或表格調(diào)整，減少相關(guān)人員的工作量；如可識別過程工作可否采用信息化手段解決工作量或工作效率或人員出錯(cuò)等。

 

3. 可運(yùn)用適合的質(zhì)量工具

 

        質(zhì)量工具和統(tǒng)計(jì)方法已在各行業(yè)運(yùn)用多年，但檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通常在內(nèi)外部質(zhì)量控制或設(shè)備核查等工作時(shí)運(yùn)用較多，且使用的工具較為單一。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可結(jié)合各過程特點(diǎn)及設(shè)計(jì)的量化考核內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量工具，同時(shí)還可結(jié)合統(tǒng)計(jì)工具一起使用。

 

以部分過程為例，具體可參考下表：

 

表1 質(zhì)量工具使用表

 

 

04  總結(jié)：

 

       管理評審本身就是重要的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)過程，只有清晰識別其內(nèi)容，細(xì)化策劃，進(jìn)行過程量化的考核，并在最高管理者和參加人員重視和理解的情況下，才能保障管理評審的有效性，才能發(fā)揮其作用，才能使管理評審不斷改進(jìn)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)，切實(shí)解決存在的問題，幫助更好地開展日常活動(dòng)與規(guī)劃發(fā)展。