每一個企業都會建立自己的供應商評選流程，這個流程的建立、發布和修訂會通過一定的受控程序來完成。這里給出一個具有共性的供應商評選流程以供讀者參考。

 

　　典型的供應商評選流程分為4 個階段：詢價準備階段、報價階段、接受報價與確認階段、評選與定點階段。

 

1、詢價準備階段

 

　　為某一個具體采購需求選定適當的供應商，第一步就是要理解該需求的各項技術和商務要求。

 

　　采購組織就采購需求與內部用戶部門加以確認后，需要將需求進行匯總，編制成詢價文件，并再次與內部用戶部門及研發部門、質量部門、財務部門等利益相關方進行溝通審定。詢價文件中通常包括針對有形產品的規格要求和針對無形服務方面的工作說明書兩部分內容。

 

　　接下來，采購組織會依據品類管理戰略和尋源策略、企業的政策、尋源決策委員會及法律法規等方面的要求和指南，從合格供應商庫(可能有其他來源)中遴選出詢價或招標對象，再通過電子郵件、供應商關系管理系統、招標平臺等各種恰當渠道，向詢價或招標對象發送詢價文件。發送詢價文件也稱采購征詢，一般有4種類型的文件，即信息請求書、報價請求書、方案請求書、招標邀請書。

 

2、報價階段

 

　　報價階段始于供應商接收到各種詢價文件。完成詢價文件的接收過程因采購征詢方式的不同會存在些許差異。如公開招標和邀請招標，往往需要供應商通過線下或線上渠道購買標書，才算正式收到詢價文件。

 

　　采購組織常常會要求供應商收到詢價文件后，在一定期限內告知“詢價文件已收悉”，以及是否給予報價，能否在報價截止日期前提交報價文件。

 

　　供應商獲取完整的詢價文件后，首先會仔細閱讀和理解詢價文件中的需求。這時，供應商由于對這些需求存在不同程度的疑問，需要與采購組織進行溝通和確認。對于比較復雜的采購需求，采購組織還可能會采用報價前會議(或招標前會議) 、現場踏勘等形式，解答供應商對詢價文件(含招標文件)的各種疑問。

 

　　當各方對詢價文件達成一致理解后，供應商即可正式開始進行成本核算與報價工作。

 

3、接受報價與確認階段

 

　　供應商完成并提交報價給采購組織，首先應確保采購組織接收到報價文件。采購組織接收到報價文件并不等于接受了報價。通常，采用正式招投標方式的采購組織都可能會由于報價格式、所需資質、提交時間等方面的問題而合理拒絕接受供應商的報價。

 

　　在非正式的招投標場合，包括采用電子競價采購方式時，采購組織還可能對供應商的報價進行預審，并可能給予供應商“報價過高”等反饋信息。

 

　　需要注意的是，采購組織提醒供應商“報價過高，需要重新報價”的做法在很多私營性質的組織里并不屬于“違規”，但如果向某家供應商提供其他供應商的報價相關信息，則會存在道德操守和合規性方面的問題。

 

　　另外，采購組織與供應商之間就最終報價進行再確認也是一種常見的做法。

 

4、評選與定點階段

 

　　供應商的報價得到最終確認后，采購組織會依據預先設置好的供應商選定方法和評選標準(包括評標方法和評標規則)就供應商的技術和商務要求滿足程度，以及產能、經驗、財務、風險等多項評估指標，對供應商進行評分，最終選出合適的供應商。

 

　　在正式招投標采購中，采購組織通常需要向選中的供應商發送中標通知，并將最終的中標結果進行公示。公示期滿沒有異議后，采購組織才會與選中的供應商正式簽訂合同。在非正式招投標采購中，即使對采購組織沒有將供應商選定結果向社會公示的硬性要求，也建議采購組織將供應商選定結果在內部進行通報。