（1）收集信息，例如過程、職能方面的信息，以準備審核活動和適用的工作文件，如編制審核計劃，準備檢查表等；

 

（2）了解體系文件范圍和程度的概況，以發現可能存在的差距。

 

 

02  文件化信息評審的要求：

 

（1）文件中所提供的信息的評審，包括文件的完整性、正確性、一致性和有效性。

 

（2）所評審的文件是否覆蓋審核范圍并提供足夠的信息來支持審核目標。

 

（3）依據審核方法確定的對信息和通信技術的利用，是否有助于審核的高效實施。

 

 

03  文件化信息評審的依據：

 

       文件化信息評審依據審核方案確定的審核準則，主要包括與受審核方產品、過程和服務有關的標準及相關規范，管理體系標準，適用的法律、法規和其他要求等。

 

 

04  文件化信息評審的內容：

 

（1）方針和目標；

 

（2）描述管理體系覆蓋范圍的文件化信息；

 

（3）描述管理體系整體情況、過程及相互作用的文件化信息；

 

（4）與管理體系相關的重要的文件和記錄，如質量計劃、檢驗/檢測報告、適用法律法規和產品標準清單、重要環境因素和危險源、資質許可及相關文件等；

 

（5）以往的審核報告，如以往進行的內部審核和（或）外部審核報告，文件評審的結果。

 

（6）必要時，可包括“標準”（如管理體系標準）要求的其他文件化信息；

 

（7）需要時，其他文件信息，如認證機構要求的生產工藝流程，以及組織現場有關的平面圖等。

 

 

05  文件化信息評審的實施：

 

（1）在進行文件化信息評審時，審核組長或審核員應了解受審核方文件化管理體系的框架和文件架構，按照文件評審的要求和內容，評審確定文件類別的完整性，確定覆蓋審核范圍的信息是否足夠；評審文件內容的正確性、一致性、最新現行有效性和統一性。必要時與受審核方溝通。

 

（2）按照文件評審依據，對照有關標準規范要求作出判斷，如有不符合、不適宜或不充分，應形成書面文件評審意見，并以文件評審報告的形式，通知審核委托方和審核方案管理人員及受審核方。

 

（3）審核組長應針對文件評審意見，提出文件評審報告，形成審核結論。審核組長應判斷實施審核活動的風險，決定是否進行現場審核活動。

 

（4）審核組長應根據受審核方針對文件評審意見對文件進行修改、補充后形成的文件，進行再次評審，直到有關文件的問題得到解決。

 

 

06  文件化信息評審應注意的問題：

 

（1）以審核準則為依據進行評審，不能超出標準規定提出要求；

 

（2）不能用咨詢的口氣提出對文件的修改意見；

 

（3）管理體系標準未要求統一文件化的管理體系的架構、文件結構和格式。受審核方文件的數量和詳盡程度取決于其規模、性質與復雜程度。文件審核時，對文件充分性的判斷需結合受審核方的規模、性質與復雜程度做出，不能強求組織文件的數量、格式等的一致；

 

（4）審核準備階段文件審核只是對受審核方文件的初審，主要是審核文件的符合性。以滿足審核活動準備階段的要求為前提，不應過分強求文件的充分性。